¿Qué hace un asistente ejecutivo?
Un asistente ejecutivo dedica su carrera a ayudar a un funcionario corporativo, generalmente al proporcionar una combinación de asesoramiento profesional y apoyo administrativo. Si bien las responsabilidades asociadas con el trabajo varían según la cultura que prevalece en una empresa determinada, hay algunas tareas básicas que realizan todos los asistentes. La mayoría de estos están relacionados con el trabajo de secretaría, la programación y la gestión de contactos. Muchos ejecutivos tratan a sus asistentes como su persona de contacto para obtener ideas, recomendaciones y ayuda confidencial, y ayudan con todo, desde fotocopias hasta conferencias de prensa.
Jerarquía
Las empresas con asistentes ejecutivos generalmente asignan un asistente por ejecutivo. El asistente es responsable de manejar las tareas delegadas por el ejecutivo que actúa como su supervisor inmediato. En muchos casos, los asistentes tienen escritorios justo afuera de las oficinas de sus ejecutivos, para que sean lo más accesibles posible.
Los asistentes ejecutivos generalmente responden solo a su superior nombrado. Actúan como el confidente y ayudante de oficina de esta persona. Todo lo que el ejecutivo necesita que haga, el asistente lo hace. Pueden acompañar a sus ejecutivos a las reuniones de negocios, y están a cargo de conocer los detalles de otros asistentes. Dependiendo de las necesidades del ejecutivo, los asistentes también pueden venir en viajes corporativos. En esta capacidad, el asistente generalmente es responsable de administrar el cronograma del ejecutivo, organizar las reuniones y asegurarse de que ha leído el material informativo correcto y está listo para hacer las presentaciones o comentarios necesarios.
Responsabilidades de oficina
No todo sobre el trabajo es tan glamoroso como los viajes y las reuniones de alto perfil. Muchas de las tareas cotidianas de un asistente ejecutivo son de naturaleza administrativa. Los asistentes suelen ser responsables de manejar el papeleo de su superior. Esto incluye el correo, las correspondencias entre oficinas y la presentación básica. El asistente también puede ser llamado para administrar un calendario, realizar un seguimiento de los horarios de las reuniones, citas oficiales y contactos importantes.
Requerimientos de gestión
Dependiendo de la estructura y el tamaño de la empresa, un asistente ejecutivo puede tener uno o más asistentes propios para ayudar con la carga de trabajo. Estos son típicamente secretarios o más empleados administrativos de nivel de entrada. El asistente ejecutivo generalmente es responsable de administrar sus tareas y de delegarles tareas según sea necesario.
En la mayoría de los casos, el ejecutivo corporativo tiene poco o nada que decir sobre la estructura secretarial que establece su asistente. Las decisiones sobre disciplina, elogios y aumentos a menudo se dejan a discreción del asistente, a menudo en consulta con el departamento de recursos humanos de la compañía.
Entrenamiento y experiencia
Asegurar un trabajo de asistente ejecutivo generalmente requiere una combinación de capacitación y experiencia práctica. En general, los ejecutivos esperan que sus asistentes sean expertos en políticas y procedimientos de la compañía, así como expertos en funciones básicas de oficina. No es inusual que un empleado se convierta en asistente ejecutivo después de trabajar en otro puesto dentro de la estructura de la empresa. Muchas secretarias de nivel inferior, por ejemplo, avanzan al estado de asistente ejecutivo después de varios años de sólido desempeño laboral.
La mayoría de las compañías prefieren que los asistentes tengan un grado de algún tipo. Los cursos en administración, recursos humanos o incluso sociología pueden ser beneficiosos, pero por lo general simplemente tener un título en algo es suficiente. Los gerentes de contratación corporativos a menudo ven la educación universitaria como más una marca de prestigio e intelecto general que como una fuente de conocimiento específico relacionado con el trabajo.
Sin embargo, esto no quiere decir que se requiera un título universitario para convertirse en asistente ejecutivo. En muchos casos, la experiencia es más importante que la educación formal. Si bien puede ser difícil ser contratado a nivel ejecutivo inmediatamente después de la escuela secundaria, alguien con solo un diploma de escuela secundaria que haya pasado varios años trabajando como miembro del personal de apoyo en un entorno corporativo puede ser el candidato más convincente. Las empresas a menudo están más interesadas en qué tan bien un candidato puede realizar el trabajo que las escuelas nombradas en un currículum.
Prestigio y Beneficios
Los asistentes ejecutivos generalmente se consideran un tanto de élite, al menos cuando se trata de personal de apoyo. Tienden a tener privilegios no compartidos por otros asistentes administrativos, tanto en términos de recursos como de salario. En algunas empresas, un asistente ejecutivo con una larga permanencia puede ser elegible para participar en programas de pensiones u otros beneficios que no están disponibles para los empleados en puestos inferiores.
Relación con asistentes personales
En algunos casos, los asistentes ejecutivos también pueden realizar ciertas tareas personales, como recoger la limpieza en seco o hacer arreglos de vacaciones para una mascota familiar. Sin embargo, estas no son obligaciones laborales normales. La mayoría de las veces, este tipo de trabajos que no son de oficina son tareas de un asistente personal. Puede ser fácil confundir a los asistentes personales y ejecutivos, aunque el trabajo que realizan es técnicamente distinto. El único papel oficial de un asistente ejecutivo es ayudar a un superior a tener éxito en el trabajo. Un asistente personal, por otro lado, generalmente es responsable de ayudar a una persona importante a organizar su vida en general, tanto personal como profesionalmente.