¿Qué hace un administrador de gastos?
Un administrador de gastos verifica los informes de gastos de una empresa, realizando pagos a las personas o empresas apropiadas tras la verificación y el manejo de cualquier abuso de fondos. Se asegura de que todas las facturas sean necesarias y precisas, lo que evita gastos y pérdidas de ingresos exorbitantes o no autorizados. También es su responsabilidad mantener registros detallados, tanto electrónicos como no electrónicos, de recibos y pagos.
Cada compañía tiene políticas y formularios específicos necesarios para realizar pagos y reembolsos. Como los nuevos empleados o proveedores de servicios no siempre conocen estas políticas y formularios, el administrador de gastos los explica o los proporciona. También responde cualquier consulta sobre las políticas y los formularios según sea necesario, como por ejemplo si un gasto en particular califica para el reembolso de la compañía.
Por razones fiscales y legales, los administradores de gastos recopilan facturas y recibos, utilizando la documentación para garantizar que el monto a pagar esté justificado y sea preciso. La administración de gastos está estrechamente vinculada al procesamiento de la nómina y, a menudo, la realiza la misma persona, por lo que muchos administradores verifican las tarjetas de tiempo. También recopilan otros datos necesarios para el pago adecuado, como números de ruta bancaria o direcciones.
Una vez que el administrador de gastos ha verificado que un gasto es legítimo, debe mantener un registro del gasto. A menudo, esto significa hacer copias y colocarlas en un archivo de la compañía, pero también implica ingresar los gastos en un sistema computarizado y codificar cada gasto para garantizar una asignación presupuestaria y un tratamiento fiscal adecuados.
La gestión de gastos es un proceso complejo, y los errores pueden ocurrir y ocurren. Por ejemplo, un empleado puede completar un informe de gastos incorrectamente, o el administrador puede autorizar accidentalmente un pago a la cuenta incorrecta. Cuando ocurren estos errores, el administrador debe localizar la fuente o la razón del error, notificar a los afectados y tomar medidas para solucionar el problema.
El ideal de la compañía es que todos los empleados traten los fondos y propiedades de la compañía con respeto, pero en realidad, algunos empleados tratan de hacer que un negocio cubra gastos que no son responsabilidad de la compañía o que son más altos de lo necesario. Cuando un administrador descubre que alguien ha estado haciendo esto, toma las medidas apropiadas de acuerdo con la política de la compañía, como emitir una advertencia verbal o presentar evidencia del abuso a los funcionarios superiores. Esto no siempre hace que el administrador sea popular entre los empleados, pero es crítico para el administrador hacer cumplir las políticas de la compañía si la administración debe retener un aura de autoridad.
A veces, cuando un administrador de gastos toma una nueva posición, o cuando cambian las circunstancias de la compañía, ve formas en que el sistema actual de administración de fondos de la compañía no es tan eficiente como podría ser. Como tipo de gerente, se supone que el administrador debe identificar áreas que podrían mejorar y generar una lluvia de ideas sobre formas de cambiar la estrategia o las herramientas de gastos. Las empresas pueden exigirle que presente propuestas formales para cualquier modificación y presente sus ideas a los accionistas o miembros de la junta.
En algunas compañías, los problemas de seguro también están dentro del alcance del administrador de gastos. Por ejemplo, es posible que tengan que organizar los pagos del seguro en los vehículos de la compañía, ya que los proveedores de seguros deben recibir un pago por servicios similares a los de cualquier otro proveedor. En estos casos, el administrador se pone en contacto con las compañías de seguros y con terceros.