¿Qué hace un gerente de oficina?

Un gerente de oficina administra el flujo de trabajo, mantiene registros y supervisa a los empleados, mientras que generalmente facilita el trabajo realizado en una oficina. Las tareas precisas realizadas pueden depender de una serie de factores, que incluyen cuántos empleados hay y la escala del negocio. El trabajo de un gerente de oficina generalmente es muy similar entre los campos porque él o ella es responsable solo de otros empleados, no del trabajo real realizado en la oficina. En la mayoría de los casos, este puesto no es el más alto nivel de gestión de la empresa, y este empleado puede informar a los gerentes o propietarios superiores. Las pequeñas empresas pueden tener gerentes de oficina, pero a veces estos son simplemente empleados avanzados que realizan las funciones de un gerente de oficina además de sus propios deberes sin ninguna calificación especial.

Un gerente de oficina suele ser una persona con un título en administración o negocios. Él o ella es generalmente responsable de asegurarse de que los empleados trabajen de la manera más eficiente posible y de que la productividad esté en el nivel más alto posible. El gerente de la oficina generalmente hace esto asignando trabajo de manera efectiva, contactando a los empleados con frecuencia y manteniendo registros de productividad. Este puesto también suele ser responsable de realizar un seguimiento de los presupuestos, los archivos y los registros de los empleados.

Dado que el gerente solo facilita que los empleados realicen su trabajo, él o ella no necesariamente necesita comprender el trabajo que se está realizando en la oficina para administrarlo de manera efectiva. Por ejemplo, una persona con un título de administración pero sin experiencia con computadoras aún podría administrar una oficina que diseña software. Aun así, a menudo es útil tener experiencia en el tipo de oficina en la que se trabaja, tanto porque brinda a los empleados de nivel inferior confianza en la competencia de uno como porque puede ayudar a administrar el flujo de trabajo.

Una de las principales responsabilidades a menudo asignadas a los gerentes de oficina es la contratación de nuevos empleados y la terminación de los antiguos. El gerente también puede ser responsable de asegurarse de que todos los empleados estén informados de las políticas de la compañía y de que firmen todos los documentos legales necesarios relacionados con el empleo. Asegurarse de que la oficina se ejecute en cumplimiento total con las leyes que regulan a los empleados es una de las tareas más importantes del gerente de la oficina.

Las compañías más pequeñas a menudo tienen una necesidad de administración en la oficina sin los recursos para contratar a una persona únicamente para servir como gerente de la oficina. En estos casos, el propietario puede cumplir la función de gerente, o un empleado de alto nivel puede trabajar y supervisar a otros. No todas las oficinas requieren este tipo de gestión, por lo que hay oficinas que funcionan sin la supervisión de un gerente. Al solicitar trabajos de gerente de oficina, los requisitos exactos del puesto generalmente se enumeran en la descripción del trabajo. Es importante tener en cuenta estos requisitos exactos, porque cada oficina quiere algo ligeramente diferente de un gerente, dependiendo de lo que ha tenido éxito en el pasado.