¿Qué es la gestión de contratos?
El término gestión de contratos generalmente se usa en los departamentos de compras o compras. Como parte de las responsabilidades del departamento de adquisiciones, el gerente negocia, acepta y firma contratos con proveedores de bienes y servicios para la organización. La gestión de contratos es el proceso de garantizar que el proveedor cumpla con los términos de su contrato negociado. Aunque el papel de la adquisición en el proceso de negociación es una parte esencial de un proceso de gestión de costos, la gestión de contratos es donde se logran o pierden los ahorros reales.
Las prácticas efectivas de gestión de contratos dan como resultado costos operativos más bajos, servicios eficientes y una posición de negociación más sólida durante la próxima ronda de negociaciones. La gestión de contratos incluye garantizar el cumplimiento del contrato, actuar como el contacto principal para los asuntos relacionados con el servicio y la resolución de disputas, así como gestionar cualquier pago o cláusula negociada en el contrato. En general, la gestión de contratos se puede dividir en tres áreas principales: umbrales, reembolsos y cláusulas de rendimiento.
Umbral es un término utilizado para definir objetivos específicos de gasto en dólares, transacciones o unidades compradas. Estos umbrales generalmente están vinculados a descuentos en dólares en el precio de compra y a menudo se basan en la cantidad de pedidos recibidos dentro de un período de tiempo específico. Como parte del proceso de negociación, los umbrales a menudo se utilizan para exigir descuentos aún más profundos que los que normalmente proporcionaría el proveedor. A medida que aumenta el volumen, el proveedor tiene la motivación y la capacidad de reducir el precio, ya que sus costos disminuyen.
Los reembolsos se utilizan como recompensa o incentivo para que el proveedor cumpla objetivos específicos. Por ejemplo, una panadería puede negociar la compra de una cantidad específica de harina durante un período de tiempo establecido. Cualquier solicitud adicional no programada que se complete dentro de un período de tiempo específico es elegible para un reembolso al proveedor. La factura corresponde al importe estándar, pero el reembolso se calcula y se devuelve al proveedor como recompensa por satisfacer una necesidad inmediata. Esta flexibilidad a menudo se encuentra en entornos urgentes, donde el contrato es para un cronograma de entrega estándar, pero se necesita flexibilidad adicional para cumplir con los requisitos del negocio.
Las cláusulas de rendimiento se basan en elementos medibles que son críticos para la operación del negocio. Las cláusulas comunes se basan en la entrega dentro de un marco de tiempo específico, la facturación dentro de un rango de fechas establecido, el cumplimiento de las fechas de entrega de referencia y el porcentaje de finalización para proyectos de construcción. El propósito de una cláusula de rendimiento es establecer un método de medición aceptado entre el proveedor y el cliente. Estas cláusulas a menudo están vinculadas a sanciones o recompensas, dependiendo de la industria.
La gestión efectiva de los contratos implica el seguimiento diario de la actividad, la gestión del rendimiento y el seguimiento con el proveedor. Solo a través de un proceso activo de gestión de contratos, la empresa puede reclamar cualquier beneficio incluido en el contrato. Estos beneficios pueden incluir cláusulas de liberación anticipada, reducciones de pago adicionales y otras sanciones.