¿Qué implica el trabajo de secretaria?

Una secretaria es una persona que trabaja en una oficina u otro entorno profesional; él o ella realizará principalmente tareas de oficina, como archivar, manejar teléfonos, organizar correspondencia, actuar como corrector de pruebas y mecanógrafo, y varias otras tareas que se relacionan específicamente con una oficina en particular. El trabajo de secretaria generalmente no requiere un alto nivel de educación, aunque la mayoría de los empleadores requerirán que la secretaria tenga al menos una educación secundaria, ya que una cantidad significativa de trabajo de secretaria requerirá habilidades de comunicación básicas a moderadas, habilidades de matemáticas y la capacidad de realizar muchas tareas a la vez.

Existen varios tipos de trabajo de secretaria, y dicho trabajo generalmente variará de acuerdo con la experiencia, el entorno laboral y las calificaciones de la secretaria. Un secretario de nivel inferior, por ejemplo, solo puede ser responsable de tareas básicas como contestar llamadas telefónicas y enrutar esas llamadas telefónicas a los destinatarios apropiados, realizar tareas básicas de presentación e interactuar con los clientes o visitantes de la oficina. Sin embargo, un secretario ejecutivo puede tener un papel más activo en la planificación, programación, toma de decisiones y organización dentro de la oficina. En este caso, el trabajo de secretaria lo realiza un secretario profesional con más experiencia que puede tener más capacitación o educación formal.

En algunos casos, el trabajo de secretaria puede involucrar la administración de otros dentro de la oficina. El secretario a menudo es responsable de garantizar el funcionamiento diario fluido y eficiente de una oficina, lo que significa que tendrá que abordar los problemas a medida que surjan, gestionar tareas complejas, interactuar con otros empleados y, en algunos casos, delegar deberes y responsabilidades a otros. . Las funciones específicas de una secretaria en particular pueden variar según el tamaño de la oficina y las necesidades particulares de esa oficina. Algunos empleadores también pueden requerir que la secretaria desarrolle un conocimiento específico de la industria o campo en el que opera el negocio; esto asegura que el secretario comprenderá la terminología y los procesos, lo que le permite tomar decisiones basadas en esta información.

Interactuar con clientes o clientes suele ser un deber importante de una secretaria. Esto puede significar hablar con clientes y clientes por teléfono, enviar cartas o correos electrónicos, o incluso interactuar con personas cara a cara. El secretario debe ser presentable, coherente, amigable y organizado para llevar a cabo tales tareas, y también se le puede solicitar que dirija a los clientes y clientes de la oficina. En la mayoría de los casos, la secretaria es la primera persona con la que un cliente o cliente interactuará cuando visite una empresa, por lo que la secretaria debe estar preparada para conocer a estas personas y brindarles información relevante de manera rápida y eficiente.