¿Qué es el entrenamiento justo a tiempo?

La capacitación justo a tiempo es un método de enseñanza empleado en muchas profesiones. Puede enseñar diversas cosas, pero la filosofía subyacente es que es mejor capacitar a los empleados para algunos tipos de trabajo, justo antes de que realicen ese trabajo. Es probable que el entrenamiento que se realiza "por si acaso" o en algún momento en el pasado distante sea al menos parcialmente olvidado, requiriendo repasar o volver a aprender. Si se usa en su lugar una capacitación justo a tiempo, la probabilidad de olvidar lo aprendido se reduce y un empleado no tiene que esforzarse para recordar aplicaciones de trabajo muy detalladas que aprendieron en una sesión de capacitación por si acaso.

Numerosos campos emplean capacitación justo a tiempo que los empleados pueden implementar rápidamente. Los nuevos cambios en el software o en un sistema operativo pueden inspirar a los empleadores a ofrecer capacitación justo a tiempo de los empleados para que los cambios se entiendan y mejoren o no interfieran con el trabajo. El brote de una enfermedad específica, como el H1N1 en 2009 y 2010, llevó a muchas instalaciones médicas y consultorios médicos individuales a someterse a una capacitación rápida para que reconocieran la enfermedad y se adhirieran a los protocolos de tratamiento y manejo. Los contadores que acaban de recoger una cuenta fuera del estado pueden capacitar a sus empleados sobre las leyes fiscales de ese estado, que luego pueden aplicarse directamente en la formulación de los informes fiscales de la nueva cuenta.

Otro elemento de la capacitación justo a tiempo, particularmente en la fabricación, es que puede ser una forma de controlar el inventario y ahorrar dinero en costos de almacenamiento. La capacitación por si acaso sobre diversas habilidades de fabricación puede significar que las empresas deben tener a mano existencias que no utilizarán durante años, y que el almacenamiento sea costoso. Cuando los elementos necesarios para realizar un trabajo no llegan hasta justo antes de ser utilizados, los empleados pueden recibir la capacitación que necesitan justo antes de que lo requieran, y los costos de almacenamiento de equipos o materiales no utilizados se reducen. Alternativamente, la “fabricación justo a tiempo” puede aplicarse para mantener suministros mínimos, de cosas como repuestos, a la mano para reducir los costos de almacenamiento de inventario.

Existen muchas formas diferentes en que se puede implementar la capacitación justo a tiempo. La capacitación puede ser mediante una conferencia con material escrito accesorio, pero con mayor frecuencia incluye cosas como presentaciones de Powerpoint®, videos o DVD y programas de computadora accesibles que incluyen formas de evaluar el conocimiento. Cuando se usan computadoras, puede que no sea estrictamente necesario que todos los empleados se reúnan al mismo tiempo, lo que les da a los empleados más flexibilidad para seguir la capacitación.

Algunas empresas se especializan en ofrecer capacitación en campos específicos o áreas de interés. Cuando las compañías compran artículos que se usarán todos los días, como hardware o software de computadoras, maquinaria de varios tipos o vehículos, las compañías que fabrican estos artículos pueden ofrecer capacitación justo a tiempo con la compra o por un precio adicional. Las empresas también pueden producir sus propios programas de educación justo a tiempo, según lo exijan las necesidades de aprendizaje actuales o futuras.