¿Cómo elijo el mejor formulario de gastos de viaje?

Los gerentes, jefes de departamento, contratistas independientes o trabajadores asalariados por hora pueden encontrarse buscando el mejor formulario de gastos de viaje para informar correctamente los costos de mudarse por negocios. Los formularios de gastos de viaje proporcionan formatos eficientes para muchos tipos diferentes de gastos y muchos usos comerciales diferentes. Elegir el mejor formulario de gastos de viaje significa adaptar los aspectos de ese formulario a sus necesidades particulares para obtener informes precisos.

Aquellos que deseen el mejor formulario de gastos de viaje para su negocio deben pensar en sus usos y objetivos para la contabilidad de gastos de viaje: ¿el objetivo principal del formulario de gastos será la presentación de informes internos, el reembolso dentro de la empresa o la presentación de informes de gastos de viaje al interno? ¿Servicio renovado? Estos dos usos de las plantillas de formulario de gastos de viaje son muy diferentes, y determinar objetivos específicos permitirá a los viajeros ocupados y a otros encontrar los mejores formularios que les ayuden a informar lo que es necesario. También ayuda tener formularios claros y fáciles de usar, con columnas específicas para cada tipo diferente de costo.

Un aspecto principal de elegir el mejor formulario de gastos de viaje es la contabilidad de millas. Muchas compañías, así como el servicio de impuestos del gobierno federal, requieren marcas de odómetro y otros datos clave para registrar con precisión las millas recorridas en un vehículo. Los mejores formularios de gastos de viaje proporcionan esta información, junto con otros costos específicos como peajes, etc.

Otro aspecto clave en la elección del mejor formulario de gastos de viaje es hacer coincidir ese formulario con los diferentes tipos de transporte que utiliza habitualmente un trabajador. Muchos formularios de gastos solo se realizan para rastrear el uso personal del vehículo, pero otros incluyen informes separados para trenes, autobuses y aviones, así como otras formas de transporte. Los formularios también deben tener categorías separadas para gastos relacionados con viajes, como alimentos, ya que se aplican a un acuerdo de reembolso específico.

Junto con todos los elementos específicos en un informe de gastos de viaje, también es importante elegir los formularios de gastos de viaje de acuerdo con su formato. Con tanta actividad en el mundo de los negocios de hoy en día a través de Internet, puede tener mucho sentido seleccionar formularios en un formato digital que puedan enviarse fácilmente a una oficina central de contabilidad. El gerente u otra persona a cargo de los formularios de gastos de viaje deben pensar en lo fácil que será "firmar" o incluir en una "arquitectura orientada a servicios" o "SOA" corporativa. Teniendo en cuenta que todo lo anterior ayudará a los líderes tome las mejores decisiones para un formulario de gastos de viaje que funcione.