¿Cómo obtengo un reembolso de combustible?

Un reembolso de combustible es una situación en la que una entidad cubre el costo del combustible utilizado por un individuo en la realización de tareas en nombre de esa entidad. El término a veces se usa junto con un reembolso de millas, aunque las dos formas de reembolsar los gastos de los empleados son un poco diferentes. El proceso para recibir un reembolso de combustible varía según las políticas de la compañía y las regulaciones gubernamentales, aunque hay algunos conceptos básicos que tienden a aplicarse en cada situación.

Si bien el reembolso de millas y el reembolso de combustible son muy similares, hay una diferencia clave. El primero generalmente reembolsa a un empleado en función de la distancia recorrida en nombre de su empleador cuando usa su propio vehículo, con una tarifa fija aplicada a cada milla recorrida. Por el contrario, un reembolso relacionado con el consumo de combustible está asociado con el uso de un vehículo alquilado o de propiedad de la compañía, y normalmente le reembolsa al empleado la cantidad de gasolina comprada y consumida durante ese viaje de negocios.

Para solicitar un reembolso de combustible, muchas compañías requieren que el empleado presente una solicitud de reembolso. Los formularios de este tipo normalmente incluyen campos para ingresar datos básicos como el nombre del empleado, el propósito del viaje e información sobre cuándo se compró la gasolina durante ese viaje. El formulario a menudo requerirá el nombre del establecimiento en el que se compró la gasolina y el costo del combustible. Junto con el formulario de solicitud, la mayoría de las compañías requieren que un recibo obtenido en el momento de la compra también se adjunte al documento como prueba de que la transacción realmente tuvo lugar en la fecha y hora reclamadas. Suponiendo que la documentación esté en el orden correcto, la solicitud será aprobada y el empleado reembolsará la compra de combustible de acuerdo con los términos y políticas del empleador.

Tanto el reembolso de millas como el de combustible se consideran parte de los gastos típicos de viaje de negocios. El enfoque apropiado depende exactamente de cómo se realizó el viaje. En algunos países, un empleado que elige conducir su propio vehículo para un viaje de negocios tiene derecho a una tasa de reembolso de millaje específica que se entiende que cubre no solo el costo del combustible, sino que también permite el desgaste del vehículo. Vehículo del empleado. El monto de esa asignación de millaje variará según los cálculos aprobados por el gobierno que se ajustan regularmente en función del estado de la economía general. En caso de que el viaje implique arrendar o alquilar un vehículo, al empleado generalmente no se le paga en función del kilometraje, pero puede enviar una solicitud de reembolso de combustible por cualquier gasolina comprada mientras usa el automóvil durante el viaje de negocios.