¿Cuánto tiempo debo conservar un cheque cancelado?

Las personas a menudo reciben información contradictoria sobre el período de tiempo que deben conservar un cheque cancelado. En algunos casos, puede haber diferentes reglas que se aplican a individuos versus entidades comerciales, pero en general, la mayoría de los cheques en papel pueden eliminarse una vez que se hayan conciliado con su estado de cuenta mensual. Existen varias excepciones, y la mayoría de ellas tienen que ver con mantener registros precisos a efectos fiscales. Dependiendo del tipo de gasto, algunos cheques cancelados deben mantenerse solo por un año, mientras que otros deben archivarse durante al menos siete años.

Un cheque que ha escrito se considera cancelado cuando los fondos se han retirado de su cuenta bancaria. El cheque real generalmente está sellado o marcado como cancelado y, en algunos casos, se lo devolvemos. De lo contrario, es posible que reciba una fotocopia o que tenga acceso a la información en línea; esta práctica del banco generalmente se conoce como retención de cheques, truncamiento o custodia. Es posible que no tenga que guardar ningún estado de cuenta o cheque en papel si tiene acceso a ellos en línea o solicitando copias del banco. Muchas personas encuentran que estas prácticas les ayudan a controlar su desorden de papel.

Algunas situaciones potenciales en las que necesitaría conservar un cheque cancelado podrían incluir proporcionarlo como comprobante de compra de un artículo defectuoso o comprobante de pago de una factura. Más importante aún, algunos cheques cancelados deben mantenerse como parte de sus registros de impuestos, como los de los gastos deducibles. La mayoría de los expertos financieros recomiendan presentar el cheque cancelado por un mínimo de siete y un máximo de diez años. Para los residentes de los EE. UU., Esto puede ayudarlos a salvaguardar su información y proporcionar documentación si son auditados por el Servicio de Impuestos Internos (IRS).

Otros cheques cancelados, como los de pagos de rutina, generalmente pueden descartarse después de tres años, como máximo. Algunos, sin embargo, pueden necesitar ser guardados para documentar los cargos relacionados con la atención médica con fines de seguro, por ejemplo. Además, a menudo se aconseja a los propietarios que conserven los cheques cancelados relacionados con las mejoras del hogar mientras sean dueños de sus propiedades.

Hay algunas desventajas de tener solo un cheque cancelado como documentación. En algunos casos, el cheque muestra cuánto se pagó y a quién, pero no indica los detalles de lo que se compró. Como resultado, puede ser difícil justificar ciertos gastos comerciales y cancelarlos a efectos fiscales. Por lo tanto, puede ser útil guardar recibos y otros documentos de respaldo como información complementaria. Cuando ya no se necesitan, los cheques y otros documentos generalmente se deben triturar para ayudar a evitar el fraude de identidad.