¿Cuánto tiempo debo guardar los recibos en papel?
El período de tiempo en el que es aconsejable conservar los recibos en papel depende de para qué son y cómo se utilizarán. Algunos deben mantenerse para siempre, otros durante siete años y otros solo el tiempo suficiente para registrar el gasto. Puede ser útil guardar sobres para diferentes tipos de recibos para hacer un seguimiento efectivo de ellos y asegurarse de que no se salgan de control en el sistema de archivo.
Si se utilizará un recibo para hacer un reclamo de impuestos, se debe guardar hasta que se acabe el plazo de prescripción sobre temas relacionados con los impuestos. En los Estados Unidos, los contribuyentes tienen tres años para hacer una corrección de buena fe a sus impuestos, pero el Servicio de Impuestos Internos tiene hasta seis años para impugnar las presentaciones de años anteriores. Es aconsejable guardar los recibos en papel durante siete años en estos casos, para que estén disponibles si es necesario. Esto incluye toda la evidencia de ingresos, compras, gastos e inversiones.
Los recibos en papel de las contribuciones a las cuentas de jubilación deben guardarse para siempre para proporcionar comprobantes de depósitos. Del mismo modo, puede ser aconsejable conservar los recibos en papel de los pagos de los préstamos para siempre, o hasta que el préstamo esté totalmente pagado y el prestamista haya emitido una carta para indicarlo. Para compras como acciones y activos, los compradores deben guardar los recibos hasta que vendan el activo, momento en el cual pueden descartar la documentación. Los talones de cheques de pago y otros pagos deben conservarse durante un año para verificar las declaraciones de impuestos formales, y pueden descartarse si el ingreso se declara correctamente.
Si no se necesitan recibos en papel para proporcionar información para compras de impuestos o para probar pagos, es una buena idea guardar los recibos para transacciones de crédito y tarjetas bancarias durante dos meses. Estos recibos pueden verificarse con las declaraciones y luego descartarse. Si hay una disputa, el recibo original puede ayudar a aclarar el asunto, ya que proporcionará información sobre cuándo y dónde se realizó una compra, y cuánto debería haber sido. Con los recibos de efectivo, solo es necesario guardarlos el tiempo suficiente para registrar el gasto.
Los empleados y otras personas que usan recibos para reclamar reembolsos por gastos comerciales deben hacer copias de sus recibos y conservar estas copias cuando entreguen los originales. Si hay un error o disputa con el reembolso, los recibos copiados proporcionarán evidencia importante. Esto también puede ser útil si un supervisor se queja de los gastos, ya que el empleado puede mostrar un desglose detallado de los gastos recientes. Los empleados deben conservar esta documentación durante un año.