En finanzas, ¿qué son los documentos de trabajo?

En el mundo de las finanzas, los documentos de trabajo son documentos que se crean durante el proceso de evaluación de los registros financieros de una empresa o individuo. Un profesional de contabilidad que tiene la tarea de examinar la contabilidad de una empresa puede utilizar un conjunto de documentos preexistentes como parte de los recursos para revisar los registros contables, o preparar los documentos de trabajo como parte del proceso de auditoría. Muchos tribunales y agencias tributarias de todo el mundo reconocen que los documentos de trabajo son autorizados y admisibles como evidencia en una audiencia judicial o una auditoría fiscal.

El contenido real de los documentos de trabajo variará un poco, dependiendo de la naturaleza del negocio, los estándares de contabilidad utilizados para llevar a cabo la auditoría y cualquier regulación gubernamental que deba observarse mientras la auditoría está en curso. Algunos ejemplos de partidas que se incluyen rutinariamente en los documentos de trabajo son transcripciones de discusiones sobre varias partidas en los registros contables, memorandos, diversos tipos de cronogramas y evaluaciones de la condición del balance del cliente y los estados de resultados del período considerado. Todos los elementos incluidos en los documentos proporcionan una fuente organizada de información para respaldar la opinión que finalmente emite el auditor.

Muchas empresas de contabilidad también utilizan documentos de trabajo como un medio para analizar la calidad del trabajo realizado por el auditor. Los documentos se examinan para determinar la precisión, la disposición de los datos, la atención a los detalles e incluso la exactitud de las conclusiones alcanzadas por el auditor, utilizando la información que se incluye en los documentos de trabajo. Este tipo de verificación doble es útil, ya que el revisor puede tener algunas preguntas con respecto a algo en la recopilación de documentos o la opinión final del auditor, y buscar aclaraciones antes de que se publique la opinión.

Los documentos de trabajo debidamente organizados a veces se pueden usar como evidencia en un tribunal de justicia. Cuando esto ocurre, se puede pedir al auditor que explique al tribunal la naturaleza de los hallazgos y cómo esos hallazgos afectaron la opinión que él o ella le dio al cliente. Los auditores que trabajan para las agencias tributarias también suelen crear o utilizar documentos de trabajo existentes como parte de su investigación cuando realizan auditorías aleatorias de los contribuyentes. En la mayoría de las situaciones, el objetivo final de los documentos es proporcionar datos reales sobre las transacciones realizadas por la empresa o el individuo, y asegurarse de que no haya irregularidades en los registros contables mantenidos por el contribuyente.