¿Qué son los gastos de viaje de negocios?

Los gastos de viaje de negocios son costos en los que incurre una persona mientras viaja por motivos laborales. Estos pueden incluir gastos de transporte como combustible, millaje y boletos de avión, junto con consejos para proveedores de servicios, alimentos y gastos relacionados. Cuando las personas incurren en gastos de viaje de negocios en nombre de un empleador, reciben una compensación. Las personas que trabajan por cuenta propia y los contratistas independientes pueden reclamar los gastos de viaje de negocios como una deducción de impuestos cuando presentan los impuestos al final del año.

Para calificar como gastos de viaje de negocios, los costos deben estar asociados con un viaje que alguien realiza por razones laborales. Si bien las personas pueden mezclar placer con viajes de negocios, la mayor parte del viaje debe ser por trabajo. Las leyes precisas varían, dependiendo de la nación. En general, siempre y cuando las personas puedan mostrar que un viaje se realizó específicamente para el trabajo y no se hubiera realizado de otra manera, como cuando alguien recibe la orden de ir a algún lugar o necesita viajar para un avance profesional o reuniones con clientes, la mayoría de los gastos del viaje contarán como Gastos de viaje de negocios.

Los gastos de viaje de negocios se pueden dividir en costos de viaje reales, incluidos los peajes de puente, las tarifas de alquiler de automóviles, etc., junto con la vivienda, la comida y otras necesidades básicas cubiertas durante el viaje. Los honorarios de la conferencia y gastos similares también se pueden reclamar en un área diferente de la declaración de impuestos. Las personas no pueden reclamar regalos o artículos recreativos comprados durante un viaje; las tarifas de la piscina, por ejemplo, no cuentan como un gasto comercial, ni los regalos comprados en la tienda libre de impuestos, a menos que se compren por razones laborales como regalos para clientes.

Algunos empleadores proporcionan a los miembros de su personal tarjetas de crédito que pueden usar para gastos relacionados con el trabajo. Las personas deben guardar recibos y documentación. La tarjeta de crédito puede cancelarse si un empleado la usa para fines no autorizados. Otros empleadores pueden proporcionar a los empleadores efectivo o cheques para usar mientras viajan. Otra opción para manejar los gastos de viaje es pedirles a los empleados que les paguen por adelantado y proporcionar reembolsos de viaje más adelante. Para el reembolso, los empleados deben completar formularios que documenten sus gastos, adjuntando sus recibos para mostrar cómo y dónde se gastó el dinero. El empleador puede limitar el reembolso con límites de viáticos.

Las personas que reclaman gastos de viaje en sus impuestos deben mantener registros cuidadosos para que puedan proporcionar información si las autoridades fiscales deciden realizar una auditoría. Los gastos de viaje y entretenimiento son dos áreas comúnmente infladas en las declaraciones de impuestos y las personas deben tener esto en cuenta al presentar sus deducciones; Los gastos muy altos pueden parecer sospechosos y pueden generar interés por parte de las autoridades fiscales. No está mal gastar mucho dinero en viajes relacionados con el trabajo, pero es útil tener una documentación de respaldo muy sólida para respaldar el reclamo de deducción.