¿Qué son los gastos de kilometraje?

Los gastos de millaje son generalmente gastos de viaje relacionados con el trabajo, que surgen del uso del automóvil personal del empleado o del automóvil de una empresa, para compras de gasolina. Por lo general, los empleados que viajan realizan un seguimiento de su millaje automático, para que se les reembolse el dinero gastado en gasolina. Este tipo de gasto es similar al de otros gastos relacionados con viajes de negocios, como hoteles o pasajes aéreos, excepto que este gasto también incluye la conducción local relacionada con el trabajo. Por lo general, se requiere que los empleados realicen un seguimiento de las millas reales conducidas para fines laborales, al realizar un seguimiento de las lecturas del cuentakilómetros entre los viajes, para los cuales la compañía les reembolsa.

Por lo general, los gastos de viaje de negocios se anotan en un cuadro, registro o programa de computadora para mantener un total acumulado de gastos de millaje. Luego, los empleados presentan sus gastos de millas a su empleador. Muy a menudo, los empleadores requieren que sus trabajadores guarden los recibos para verificar que el dinero gastado fue para gasolina. Por lo general, esto se hace de manera regular (semanal, mensual o trimestral) para que el mantenimiento de registros sea manejable tanto para el empleado como para la empresa.

Dado que los precios del gas tienden a fluctuar, los empleadores generalmente tienen una tarifa de tarifa de combustible por milla, que tiende a variar, en función de una serie de factores. Dependiendo de la empresa u organización, esta tarifa estándar puede o no estar regulada por alguna agencia gubernamental. Los gastos de millaje se reembolsan tomando el millaje real conducido y multiplicándolo por el monto en dólares permitido. A veces, una empresa emitirá una tarjeta de crédito solo para este tipo de gasto, lo que hace que el mantenimiento de registros sea mucho más simple en ambos lados.

Cuando los empleados mantienen registros de los gastos de millaje, generalmente se les exige que registren las lecturas del odómetro. La compañía puede o no verificar estas lecturas, pero a veces las compañías realizan una verificación puntual para mantener a sus empleados honestos. Con la ayuda de Internet, calcular el kilometraje de diferentes ciudades, estados o incluso países puede no llevar tanto tiempo como en el pasado.

Además de administrar los gastos de millaje, guardar recibos para gastos de automóvil también puede ayudar al empleado en el momento de los impuestos, cuando se pueden tomar ciertas deducciones si se usó un automóvil personal para fines comerciales. Si se necesita una gran cantidad de viajes, también se puede tener en cuenta el desgaste del automóvil. A veces, un empleador pagará algún tipo de mantenimiento en el automóvil y puede reembolsar a los empleados por ciertos tipos de gastos de mantenimiento, según la política de la compañía.