¿Qué son las cuentas por cobrar y por pagar?

Las cuentas por cobrar y por pagar son transacciones financieras que representan dinero adeudado a una empresa por un tercero o dinero adeudado por una empresa a un tercero. Estas transacciones se registran en el sistema contable de una empresa como cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Otra forma de pensar sobre las cuentas por cobrar y por pagar es como una extensión de crédito, ya sea de la empresa a sus clientes o de terceros a una empresa.

Las empresas aceptan muchos tipos diferentes de pagos por bienes y servicios. El método más fácil de pago es contra reembolso o mediante el pago completo con el intercambio simultáneo de productos. Aunque el pago contra reembolso suele ser el método de pago óptimo para las empresas, no proporciona al cliente mucha flexibilidad financiera. Para alentar a los clientes a realizar compras, muchas empresas les permiten comprar a crédito. Los clientes que compran a crédito toman posesión inmediata de bienes o servicios con la promesa de pagar en otro momento.

Hay dos tipos de crédito que una empresa debe realizar un seguimiento a través de su sistema de contabilidad. El primer tipo se extiende desde el negocio a sus clientes. Esto se registra en los libros de una empresa como cuentas por cobrar, o dinero que la empresa espera recibir en algún momento en el futuro. El seguimiento de una extensión de crédito como una cuenta por cobrar le permite a la compañía registrar la reducción en el inventario de conformidad con una venta, al tiempo que registra el motivo del déficit en la recaudación de efectivo.

El segundo tipo de crédito que una empresa rastrea a través de su sistema de contabilidad es el que se le extiende desde otras empresas. Por ejemplo, algunas empresas tienen cuentas de crédito con sus proveedores, lo que les permite ordenar inventario sin tener que pagarlo hasta algún momento en el futuro. Esto le da al negocio flexibilidad de flujo de efectivo, ya que a menudo puede vender el inventario antes de que tenga que pagar. Los pagos que una empresa debe por bienes o servicios que ha recibido a crédito se registran en su sistema de contabilidad como cuentas por pagar.

Muchas grandes empresas tienen departamentos que se dedican específicamente al manejo de cuentas por cobrar y por pagar. Aunque las cuentas por cobrar y por pagar se rastrean en los libros de la compañía, estas transacciones financieras también vienen con un componente relacional que requiere una gestión continua. Las extensiones de crédito a los clientes a menudo requieren correspondencia regular a través de extractos de cuenta y recordatorios de pago. Del mismo modo, las relaciones de crédito de una empresa con terceros requieren atención constante para garantizar que los pagos se realicen a tiempo o se soliciten extensiones de tiempo para pagar.