¿Cuáles son los mejores consejos para mantener un libro mayor?

Mantener un libro mayor es esencial para el mantenimiento adecuado de cualquier tipo de sistema contable. Para aprovechar al máximo este tipo de recurso, es importante configurar el libro mayor correctamente. Muchos expertos en contabilidad también recomiendan el uso de un diario junto con el libro mayor, lo que permite aprovechar con mayor detalle todos los débitos y créditos registrados en los registros financieros y proporcionar soporte para todas las entradas del libro mayor.

Uno de los consejos básicos para mantener un libro de contabilidad es establecer el número de columnas que aparecerán en el libro y utilizar esas columnas de manera consistente. Un enfoque simple es ir con un formato que permita espacio para la fecha de la transacción, una breve descripción que puede incluir el nombre de un proveedor y un número de factura, una columna de débito y una columna de crédito. La inclusión de una columna adicional para mostrar el saldo en curso después de la publicación de la nueva transacción generalmente se considera opcional, pero puede resultar útil en varios casos.

Otro consejo para mantener un libro mayor es tomarse el tiempo para crear cuentas que puedan servir como base para registrar transacciones de algún tipo de manera organizada. A diferencia de un diario, en el que las transacciones se contabilizan de forma cronológica sin tener en cuenta la naturaleza de esas transacciones, el libro mayor está destinado a agrupar transacciones similares. Esto facilita mucho el análisis de la actividad financiera relacionada con ciertos tipos de ingresos y gastos, ya que los detalles de cada cuenta se guardan en un solo lugar dentro del libro mayor. La mayoría de los paquetes de software de contabilidad de hoy en día vienen con herramientas que hacen que la creación de cuentas dentro de un libro de contabilidad sea muy fácil y brindan el beneficio de asegurarse de que esas cuentas estén estructuradas para seguir los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Usar un diario como libro de contabilidad complementario también es útil para mantener un libro mayor. La práctica básica es usar el diario para capturar detalles sobre las transacciones en el momento o poco después de que ocurran, y luego publicar esas transacciones en la cuenta apropiada dentro del libro mayor. Hacerlo ayuda a minimizar las posibilidades de omitir accidentalmente una entrada importante en el libro mayor, y también proporciona documentación de respaldo que puede usarse en caso de que las cuentas en el libro mayor no se equilibren.

Un consejo crucial para mantener un libro mayor es no hacer que el proceso sea más complicado de lo necesario. Si bien a menudo existe un deseo de ser detallado, tenga en cuenta que el objetivo del libro mayor no es crear un historial exhaustivo de cada transacción, sino capturar datos esenciales que pueden ser fácilmente referenciados con documentación de respaldo sin muchos problemas. Mediante el uso constante del mismo formato para todas las cuentas mantenidas en el libro de contabilidad, reservando tiempo para registrar las transacciones documentadas en el diario y asegurándose de que las cuentas estén configuradas de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, la tarea de mantener un libro es precisa y actualizada será mucho más fácil.