¿Cuáles son los diferentes tipos de políticas de reembolso?

Muchas organizaciones y negocios tienen políticas de reembolso para pagar a los empleados que gastan su propio dinero en suministros, entretener a socios comerciales o mientras viajan por negocios de la compañía. La mayoría de las compañías tienen políticas estándar con respecto a autorizaciones, formularios y plazos. Las compañías también pueden segregar las políticas de reembolso de acuerdo con la naturaleza del gasto. Los tipos de políticas de reembolso incluyen pautas específicas para la naturaleza del gasto, como matrícula escolar, viajes, transporte, suministros o atención médica, así como un proceso de aprobación que depende del sistema de contabilidad de la organización.

Las organizaciones a menudo están preocupadas por el mal uso de las políticas de reembolso y establecen políticas destinadas a evitar que los empleados soliciten un reembolso por gastos no relacionados con el trabajo. Se requiere que muchos empleados obtengan permiso para un gasto, como una aprobación previa de planes de viaje o cursos educativos. Los departamentos de contabilidad a menudo desarrollan hojas de cálculo y formularios que deben completarse para que un empleado pueda reclamar el reembolso. Además, generalmente se espera que los empleados guarden las facturas, facturas y recibos para presentar con la documentación de reembolso.

Las políticas de reembolso de viajes y entretenimiento comercial a menudo son muy detalladas y pueden establecer tarifas planas para gastos como comidas, o simplemente pueden establecer un límite de gasto diario. Algunas organizaciones requieren que los empleados coordinen sus viajes a través de un agente de viajes interno o contratado, a quien la política de la empresa puede exigir que busque los hoteles o vuelos más económicos. Algunas políticas de reembolso de viajes también pueden restringir la compra de bebidas alcohólicas, incluso si el costo de la bebida está dentro de las pautas presupuestarias de comidas.

Además de los gastos de viaje y entretenimiento comercial, otros tipos de políticas de reembolso abordan el autodesarrollo de los empleados. Por ejemplo, una compañía que tiene un programa de bienestar también puede ofrecer una política de reembolso de atención médica que los ayude a pagar los sistemas de pérdida de peso, membresías de gimnasios, programas para dejar de fumar y otros tipos de servicios de bienestar no cubiertos por el seguro. Muchos empleados aprovechan las políticas de reembolso de matrícula de la compañía que también pueden ayudarlos a pagar la escuela. Muchas compañías pagan clases de educación continua, pero también pueden reembolsar el costo de los cursos de nivel universitario si el empleado puede demostrar que tomar las clases mejorará su desempeño laboral.

Algunas compañías simplifican sus políticas de reembolso mediante la emisión de tarjetas de crédito o de crédito corporativas para algunos empleados. Estas tarjetas se utilizarán exclusivamente para gastos comerciales y pueden ayudar tanto a la empresa como a los empleados con el seguimiento de gastos y reembolsos, ya que todos los gastos terminarán en una sola factura. La política corporativa generalmente restringe el uso de estas tarjetas a ejecutivos y otros empleados de alto nivel, aunque al personal de ventas u otros empleados que deben viajar o entretenerse regularmente también se les pueden asignar tarjetas corporativas. En algunos casos, la compañía paga las facturas de tarjetas de crédito corporativas directamente, mientras que otros pueden exigir al empleado que pague la factura y complete el proceso de reembolso de gastos como lo haría con cualquier otro gasto.