¿Cuáles son los diferentes métodos de gestión del libro mayor?

La gestión del libro mayor es un proceso en el que las empresas supervisan el registro y la presentación de informes de cifras financieras en sus libros de contabilidad. Pueden existir diferentes tipos de sistemas de gestión para que una empresa conserve su integridad financiera. Algunos sistemas diferentes de gestión del libro mayor pueden incluir contabilidad financiera, auditorías internas y externas, o la segregación de funciones. El propietario, los ejecutivos o el director financiero de una empresa pueden ser responsables de establecer estas pautas. Si no se gestiona adecuadamente el libro mayor, se pueden generar informes financieros deficientes para una empresa.

Las prácticas estándar de contabilidad financiera se encuentran entre los métodos más comunes que una empresa puede realizar en la gestión del libro mayor. Estas prácticas incluyen el uso de libros de contabilidad, diarios, cuentas financieras y otras herramientas contables. Los contadores son responsables de supervisar los datos registrados en estas diversas herramientas de contabilidad. En momentos específicos durante los meses, los contadores concilian y revisan la exactitud de los libros de contabilidad, administrando el libro mayor de manera sistemática. Los supervisores y otros realizan la revisión final de este proceso en una empresa.

Las auditorías internas y externas son otras formas en que una empresa puede participar en la gestión del libro mayor. Las auditorías internas requieren el uso de empleados no asociados con el departamento de contabilidad para revisar los libros de contabilidad. Esto permite que la alta gerencia de la compañía se asegure de que los contadores manejen adecuadamente las transacciones financieras. Una auditoría externa requiere el uso de una empresa de contabilidad externa para revisar los libros de contabilidad de la empresa para garantizar que cumpla con las normas nacionales de contabilidad. Este proceso de gestión del libro mayor es para grupos de interés externos, lo que les permite comprender qué tan bien gestiona la empresa las transacciones financieras.

Para garantizar adecuadamente la ausencia de fraude y malversación de fondos, una empresa a menudo se dedica a la segregación de funciones. Esta práctica contable limita el número de deberes contables que un individuo puede completar en la empresa. La gestión del libro mayor puede involucrar muchas actividades diferentes, por lo que un individuo puede intentar cometer fraude y luego encubrirlo. Por ejemplo, recolectar y contar efectivo, escribir y registrar depósitos, y enviar el dinero al banco son actividades comunes de administración de efectivo. Un empleado que completa todas estas actividades puede tener la oportunidad de malversar fondos sin ser notado.

La gestión del libro mayor es un proceso que evoluciona con el tiempo. A medida que una empresa crece y se expande, también lo harán sus prácticas contables. Las empresas deberán encontrar formas nuevas y efectivas de administrar las tareas contables diarias. Contratar empleados y crear manuales de contabilidad se encuentran entre las formas más comunes de lograr esto.