¿Qué hace un departamento de cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar es un concepto en el que una empresa otorga préstamos a corto plazo a sus clientes. Por ejemplo, una empresa vende bienes o servicios a crédito, lo que obliga al departamento de cuentas por cobrar a mantener registros sobre quién le debe dinero a la empresa y cuándo los clientes deben pagar las facturas. También pueden existir otras tareas en este departamento, como conciliar las cuentas de los clientes, equilibrar las cuentas por cobrar de las cuentas matrices y crear informes de antigüedad para determinar qué clientes están muy atrasados ​​en los pagos en cuentas abiertas. Las empresas más pequeñas pueden no tener un departamento de cuentas por cobrar reales; en cambio, un solo individuo maneja estas tareas. Este departamento es uno de los más importantes en las oficinas de contabilidad, ya que controlan en parte el flujo de caja de una empresa.

Ofrecer cuentas de crédito a corto plazo a los clientes es una forma en que una empresa puede inducir más ventas a aquellos que no tienen efectivo disponible. Una empresa puede usar su departamento de cuentas por cobrar para realizar verificaciones de crédito menores en clientes que buscan cuentas comerciales. Esto puede implicar la verificación de registros con otros proveedores que han ofrecido cuentas de crédito comerciales a clientes potenciales. Este registro histórico puede indicar qué tan bien el cliente potencial pagará sus facturas. El departamento de cuentas por cobrar no puede tomar la decisión final sobre las cuentas de crédito, dejando esta responsabilidad al controlador.

El trabajo diario en un departamento de cuentas por cobrar suele ser repetitivo, al igual que muchas actividades diferentes en un departamento de contabilidad. Los contadores clasifican el correo cada día y buscan los pagos de los clientes. Si existe alguno, los contadores sellan la fecha de recepción del pago y abren la cuenta del cliente en el libro mayor de la compañía. Puede ser necesaria una breve conciliación para determinar qué facturas abiertas cubre el cheque en términos de pago. Si el cliente está pagando una declaración enviada por la compañía, este proceso de conciliación puede ser más fácil ya que parte del trabajo ya está completo.

Una vez que los contadores reciben efectivo de los clientes, concilian las cuentas por cobrar y registran los pagos, puede ser necesaria una conciliación mayor. Esto puede comenzar con la creación de un informe de antigüedad para determinar qué clientes aún deben dinero y la antigüedad de las cuentas abiertas. Se pueden enviar avisos a clientes extremadamente tardíos, solicitando el pago de inmediato para cerrar las cuentas por cobrar abiertas. El departamento de cuentas por cobrar generalmente es responsable de completar esta actividad mensualmente. La conciliación de la cuenta por cobrar de las cuentas matrices con el informe de antigüedad también puede ser un proyecto mensual.