¿Qué es un formulario de oferta?
Normalmente, cualquier empresa que responda a un proceso de licitación para proyectos de construcción o renovación requiere un formulario de oferta. La organización de licitación proporciona el diseño real del formulario y la información requerida. En los proyectos de construcción y renovación, es muy común que las respuestas de licitación incluyan planos, planes de proyectos, costos, especificaciones detalladas y una gran cantidad de otra información. El propósito de este formulario es proporcionar un resumen de una página de la información esencial relacionada con la oferta.
Aunque los detalles pueden variar, el formulario de oferta se divide en cuatro secciones: presentación de información de contacto de la empresa, detalles del proyecto, detalles de la oferta y notas esenciales. Las empresas con experiencia requieren que los proveedores preparen dos copias del formulario de oferta antes de la presentación. Al recibir la respuesta a la oferta, ambas copias se sellan con la hora y fecha de recepción, y son firmadas por un representante debidamente autorizado de la empresa licitadora. Se adjunta una copia al envío y la otra se devuelve al proveedor. Este formulario de oferta forma parte del paquete general y proporciona un comprobante de recepción en caso de que surja una disputa más adelante.
La primera sección del formulario de oferta incluye la información pertinente sobre la empresa que presenta la solicitud. Esto incluye el nombre legal y operativo de la compañía, la dirección de la oficina central, el número de cuenta fiscal, los contactos primarios y secundarios, así como los números de teléfono, correo electrónico y fax. Si el estado requiere que todas las empresas de construcción o renovación tengan licencias o permisos, los números deben incluirse en el formulario de oferta. Si la empresa es un propietario único o una sociedad, los nombres de los propietarios también deben aparecer en la lista. Esta información no es necesaria para las empresas constituidas.
Los detalles del proyecto deben incluir el número de licitación, el nombre de la empresa licitadora y la información de contacto. Muchas empresas incluyen el resumen o la sinopsis del proyecto en esta sección, copiado directamente de los documentos de licitación. El propósito de incluir la sinopsis es identificar claramente el proyecto para el que se hace la oferta.
Los detalles sobre la oferta suelen ser el valor total en dólares y cualquier exclusión específica. Por ejemplo, un proyecto licitado para diseñar y construir un puente puede incluir el valor total en dólares del proyecto, más una declaración de que los costos de la evaluación y aprobación ambiental no están incluidos. Esta información es una parte esencial de la oferta y debe estar claramente definida.
Las notas esenciales proporcionan información que forma parte de la oferta, pero están sujetas a cambios. La información sobre posibles retrasos en el tiempo de inicio del proyecto, debido a una huelga en curso o la falta de disponibilidad de materiales, generalmente se incluye en esta sección. Estas condiciones son las mismas para todos los proveedores, pero deben definirse en la respuesta.