¿Qué es una hoja de ofertas?

Muchos proyectos de construcción y mejoras para el hogar se adjudican mediante un proceso de licitación. El proceso comienza cuando el propietario de un proyecto emite una solicitud de propuestas (RFP), que contiene información sobre el trabajo a realizar. Los contratistas usan la información contenida en la solicitud de propuesta para estimar el costo de realizar el trabajo especificado. Presentan estos costos al propietario en forma de una propuesta de oferta, que el propietario debe comparar con otras ofertas para seleccionar un contratista.

Para facilitar la comparación de ofertas, los propietarios pueden usar un documento conocido como hoja de ofertas. La hoja de ofertas puede ser una simple hoja de papel o una hoja de cálculo compleja, según el alcance del proyecto. Contiene una lista de todas las tareas necesarias para completar el trabajo. Por ejemplo, una hoja de oferta para la renovación de una casa pequeña puede incluir tareas tales como demolición, paneles de yeso, pisos, iluminación y plomería. También puede incluir elementos auxiliares relacionados con permisos de construcción, servicios de ingeniería y otras tareas del proyecto que no están directamente relacionadas con la construcción.

En la industria de la construcción comercial, las hojas de licitación a menudo se organizan de acuerdo con el sistema MasterFormat desarrollado por el Instituto de Especificaciones de Construcción (CSI). El sistema MasterFormat desglosa un proyecto por comercio, luego divide cada comercio en tareas individuales. Por ejemplo, una sola categoría puede incluir toda la pintura requerida en el trabajo y puede desglosarse con elementos de línea que aborden techos de pintura, paredes, puertas, muebles y superficies exteriores. Este sistema no solo estandariza el proceso de revisión de ofertas, sino que también minimiza errores y omisiones en una hoja de ofertas.

En muchas situaciones, el propietario no finalizará la hoja de ofertas hasta que se haya recibido la mayoría de las ofertas. Esto le permite al propietario usar cada propuesta de oferta para buscar artículos que se haya perdido al considerar el alcance del proyecto. Por ejemplo, un contratista de paneles de yeso puede incluir la instalación de puertas en su precio, lo que podría recordarle al propietario que ha dejado este artículo fuera de su hoja de ofertas. Al buscar pistas sobre cada oferta, él o ella pueden asegurarse de que la hoja de ofertas contenga un alcance completo de trabajo para el proyecto.

Después de enviar todas las ofertas, la hoja de ofertas debe usarse como una lista de verificación para ayudar al propietario a realizar una comparación de "manzanas con manzanas" entre las diferentes propuestas. Si no está claro si un artículo está incluido, el propietario puede contactar al oferente para confirmarlo. También se le puede pedir al postor que ajuste su precio para incluir o excluir el artículo en cuestión. Una vez que el propietario concluye que todas las ofertas cubren el mismo alcance de trabajo, puede adjudicar fácilmente un contrato al mejor postor calificado.