¿Qué es un libro de entrada original?
Un libro de entrada original representa una ubicación física donde los contadores ingresan las transacciones financieras. Estos libros incluyen registros, diarios y libros de contabilidad, aunque otros artículos pueden ser un libro de entrada original. Los contadores usan estos libros para separar las transacciones comerciales por tipo. Cada libro permite a los contadores tener registros precisos para muchos tipos de transacciones y crear informes específicos utilizando esta información. Saber qué libro usar y comprender su importancia son esenciales al registrar e informar la información financiera de una empresa.
Un registro no es necesariamente un término clásico para un libro de entrada original. Aunque las compañías privadas pueden no usar estos libros con frecuencia, las organizaciones públicas o gubernamentales pueden tener más uso para ellos. Cada registro se vincula a un fondo, que la organización pública utiliza para pagar artículos específicos. El uso general, la nómina, el mantenimiento y los proyectos especiales son algunos fondos comunes que pueden tener registros contables. Las organizaciones públicas usan registros contables para la contabilidad de fondos porque los fondos apropiados no pueden tener ningún uso fuera de su propósito previsto.
Las revistas suelen estar entre los libros de entrada original más comunes. Un diario de contabilidad proporciona un registro cronológico de las transacciones comerciales. Los contadores registran cada transacción utilizando la fecha de ocurrencia, que proporciona el historial cronológico de estas transacciones. Los diarios incluyen recibos y desembolsos de efectivo, transacciones generales, nóminas y otros tipos similares según lo necesite la empresa. Los diarios proporcionan un trasfondo para la creación de informes y estados contables.
El libro mayor es quizás el libro más importante de entrada original en contabilidad. El libro mayor contiene el total agregado de cada diario en uso por la empresa. Es la fuente principal para crear informes y revisar información relacionada con la actividad empresarial. Este libro de entrada original también está sujeto a auditoría externa, con auditores que obtienen la información del libro mayor a las revistas. Los totales agregados en el libro mayor deben coincidir con cada diario para que la empresa se adhiera adecuadamente a los principios contables nacionales.
Los principios de contabilidad generalmente permiten a una empresa crear y usar cualquier libro de entrada original que necesite para registrar las transacciones comerciales. Los principales estándares que las compañías deben seguir incluyen el uso de débitos y créditos para cada entrada y mostrar que todos los débitos y créditos son iguales en total. Estas normas son los principios inherentes a la contabilidad de doble entrada, el principal método contable que las empresas utilizan para registrar las transacciones. El uso de registros, diarios y libros de contabilidad cumple con estos requisitos. Cada transacción a menudo afecta a dos o más de estos libros de entrada original.