¿Qué es un costo en efectivo?

Un costo en efectivo es un costo que se paga inmediatamente en efectivo o un equivalente, como un cheque o un giro postal. Esto está en contraste con los costos pagados a crédito, ya sea a través de un contrato de crédito con un proveedor o el uso de una tarjeta de crédito o línea de crédito para cubrir los gastos. Las empresas que utilizan un método de contabilidad de efectivo registran los costos en efectivo tan pronto como se incurren y solo registran los costos de crédito cuando se paga en efectivo para liquidar cuentas de crédito. Este método de contabilidad puede plantear algunos desafíos, lo que lleva a muchas empresas a preferir usar la contabilidad de acumulación para monitorear las actividades de su cuenta.

Esencialmente, un costo en efectivo es cualquier costo que se paga por adelantado en fondos disponibles de inmediato. Los fondos para dichos costos se toman directamente de las cuentas de una empresa, en lugar de extenderse a crédito y reembolsarse más tarde. Existen muchos tipos de transacciones en las que se requieren pagos en efectivo por razones de seguridad y todos estos se registrarían como costos en efectivo para fines de contabilidad. Algunas personas y empresas operan completamente en efectivo por conveniencia u otras razones y, por lo tanto, solo tienen costos en efectivo.

En la contabilidad de efectivo, cada vez que se realiza un pago en efectivo para liquidar un costo en efectivo, se registra en el libro mayor, junto con información sobre la transacción. Un problema con este método es que no existe un mecanismo para registrar las transacciones de crédito y, por lo tanto, el libro mayor no proporciona un reflejo preciso de las condiciones comerciales. Una empresa podría tener transacciones de crédito pendientes que no se registran, creando una descripción engañosa de su salud financiera.

Un costo en efectivo puede incluir cuentas que se liquidan de inmediato, los gastos corrientes pagados en efectivo, muchos servicios públicos, etc. En los métodos de contabilidad de acumulación, además de registrar los costos en efectivo a medida que se incurren, los contadores también anotan las transacciones de crédito. Al registrar estas transacciones cuando ocurren, incluso si todavía no ha cambiado dinero, la empresa puede realizar un mejor seguimiento de su situación financiera y generar una imagen más honesta de sus finanzas para las partes interesadas.

Los enfoques de los métodos de contabilidad varían, dependiendo del negocio. Muchos han pasado de la contabilidad de costos en efectivo a la contabilidad de acumulación porque consideran que el método de acumulación es más preciso y útil para sus necesidades. Los contadores pueden proporcionar asesoramiento específico sobre métodos de contabilidad y la opción que podría ser más apropiada para un negocio determinado. Una vez que se selecciona un método de contabilidad, se debe aplicar y utilizar de manera consistente para reducir el riesgo de confusión, estados financieros inexactos y otros problemas.