¿Qué es un memorando de crédito?

Generalmente conocido simplemente como una nota de crédito o nota de crédito, el memorando de crédito es un documento creado por un vendedor como un medio para rastrear cualquier crédito otorgado a un comprador o cliente. El memorando a menudo es utilizado por empresas comerciales como un medio para ajustar el saldo adeudado en una factura o en la cuenta de un cliente en general. A menudo, los bancos también emplean un memorando de crédito para documentar los ajustes al saldo en la cuenta de un depositante que tuvo lugar debido a un factor diferente al que el cliente hizo un depósito.

En todas sus aplicaciones, el memorando de crédito sirve como medio para rastrear los cambios en una cuenta de cliente, generalmente en forma de ajustes a una factura. Los ajustes generalmente tienen que ver con cambiar el monto adeudado en una factura porque el comprador no recibió lo que se ordenó o el artículo no fue satisfactorio. En lugar de eliminar la antigua factura de las cuentas por cobrar, el departamento de contabilidad utiliza un memorando de crédito para ajustar el saldo adeudado en la factura anterior, que a su vez ajusta el saldo adeudado en la cuenta del cliente.

Se puede utilizar un memorando de crédito para ajustar los saldos adeudados por cualquier tipo de bienes o servicios. Por ejemplo, si el cliente de una oficina de teleconferencias tiene serios problemas con la prestación del servicio en una llamada en conferencia, y el proveedor de teleconferencias puede determinar que el problema no se debió a factores en el extremo del cliente, existe una buena posibilidad de que el cliente reciba un porcentaje de descuento sobre el monto cobrado por la llamada, o posiblemente reciba un crédito completo por la conferencia. Dependiendo de las prácticas del proveedor de llamadas de conferencia, el cliente puede recibir una factura con una copia adjunta del memorando de crédito, o una factura con una partida que indique la emisión de una nota de crédito y el saldo adeudado. Si la conferencia se acreditó en su totalidad, el cliente puede no recibir ninguna factura o nota de crédito, como si la conferencia nunca hubiera tenido lugar.

El memorando de crédito es una excelente herramienta de contabilidad que facilita la creación y el mantenimiento de un historial de los eventos que llevaron a la emisión del crédito. La mayoría de las formas del memorando incluirán información vital como la fecha, la hora, el nombre del cliente, el motivo del ajuste de crédito y el saldo de la cuenta después de que se aplique el ajuste. Dependiendo de las políticas y procedimientos del vendedor, también se pueden incluir datos adicionales.