¿Qué es una nota de crédito?

También conocida como memorando de crédito o memorando de crédito, una nota de crédito es un documento emitido por un vendedor o proveedor a un cliente. El documento generalmente se usa para proporcionar algún tipo de descuento sobre los precios que normalmente se extienden al cliente, ya sea autorizando un reembolso en efectivo a ese cliente o restando el monto descontado del saldo adeudado en las transacciones que aún no se han facturado al cliente. El descuento puede ser en forma de porcentaje sobre esos cargos o un monto real en dólares, dependiendo de las políticas y procedimientos de la entidad que emite la nota de crédito.

Una nota de crédito a veces se usa como documento interno para procesar descuentos extendidos a un cliente como parte de una campaña promocional. Por ejemplo, el proveedor puede extender la ejecución de una promoción que proporciona a clientes específicos un descuento del 5% en los siguientes tres pedidos realizados. A medida que se realizan esos pedidos, se genera una nota de crédito para cada uno de esos pedidos, que refleja el precio estándar aplicado a los artículos pedidos. El monto total adeudado en el pedido se reduce en un 5%, con los totales originales y ajustados que aparecen en la factura del pedido. Por lo general, el motivo del crédito también se documenta tanto en la nota como en la factura. Este enfoque permite al cliente ver cuánto se ahorró realmente en ese pedido en particular.

Hay situaciones en las que se usa una nota de crédito para compensar a los clientes por algún tipo de inconveniente incurrido al usar los servicios de una compañía determinada. Por ejemplo, una compañía de teleconferencia puede optar por emitir una nota de crédito en la factura para una llamada de conferencia específica cuando la calidad de esa teleconferencia se ve afectada por factores que se originaron con la compañía que presta el servicio. En este escenario, el proveedor de la conferencia emitirá una nota de crédito o memorando que cancele efectivamente una parte o incluso todos los cargos asociados con la llamada. Todavía se imprime una factura por la llamada, pero refleja tanto los cargos originales como el monto del crédito, junto con el saldo adeudado ajustado. Aquí, el objetivo es intentar reparar el daño causado por el servicio inferior recibido por el cliente, motivando al cliente a darle otra oportunidad al proveedor de teleconferencia.

El uso de una nota de crédito también es importante para el proceso de contabilidad interna. Al documentar los descuentos que se emiten para cualquier propósito, es posible que las compañías determinen cuántos ingresos se pierden en cada período como resultado de esos créditos. Esto puede ser especialmente importante ya que las compañías pueden rastrear no solo los totales sino también las razones de los créditos. Si un análisis de la actividad de las notas de crédito durante un período indica que un error de servicio recurrente representa una cantidad significativa de los créditos emitidos, se pueden tomar medidas para corregir el asunto, lo que en última instancia le ahorrará al negocio una cantidad considerable de dinero.