¿Qué es un diario general?
Un diario general es una herramienta de contabilidad que las empresas utilizan para registrar información financiera. Este diario es un elemento básico del sistema de contabilidad de doble entrada ya que los débitos y créditos se registran para representar transacciones financieras reales. Este diario sigue el concepto de la ecuación contable, que consiste en activos iguales pasivos más patrimonio neto. Todos los débitos registrados en el diario equivaldrán a la cantidad total de créditos registrados por la compañía, manteniendo la integridad de la ecuación contable. El diario general se compone de cuentas de transacciones individuales, junto con entradas especiales de otros diarios especiales.
El diario general a menudo incluye cuentas de transacciones individuales que no se relacionan con otros diarios especiales. Las cuentas generales comunes incluyen gastos administrativos y de venta, nóminas, gastos de marketing o publicidad, así como otras cuentas generales diversas. La información financiera registrada en estas cuentas generalmente no se atribuye a un departamento comercial específico o productos producidos por la empresa. Estas cuentas comúnmente representan los gastos generales de la compañía que deben pagarse para que el negocio pueda seguir siendo una empresa en marcha.
Las entradas especiales que se encuentran en el diario general provienen de varios diarios de contabilidad especiales. Estas revistas a menudo incluyen nómina, ventas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y efectivo. Las empresas pueden tener varios diarios especiales, según sus operaciones comerciales y el diseño del flujo de trabajo de su oficina de contabilidad. El diario de nómina incluye toda la información relacionada con los pagos realizados al contratar mano de obra externa. Esta información puede separarse como pagos realizados por planes de jubilación, salud u otros beneficios, así como compensaciones y bonificaciones regulares. Las empresas a menudo asignan saldos de nómina a varios departamentos; los montos no asignados pueden caer en el diario general de la compañía.
El diario de ventas incluye información relacionada con todas las ventas de bienes o servicios con personas y empresas. Este diario también puede incluir información relacionada con el costo de los bienes vendidos para mantener registros de inventario precisos. La información financiera incluida en el diario general relacionada con las ventas a menudo incluye ajustes realizados a montos de ventas, descuentos de ventas o ajustes de inventario.
El diario de cuentas por pagar enumera todos los montos adeudados a proveedores, proveedores u otras personas y empresas. Las empresas usan este diario especial, ya que a menudo tienen saldos de cuentas por pagar extensos adeudados a varias personas o empresas. El diario de cuentas por cobrar es muy similar al diario de cuentas por pagar. Sin embargo, el diario de cuentas por cobrar contiene información sobre los fondos adeudados por particulares o empresas a la empresa. El diario general a menudo se usa junto con estos diarios especiales para cancelar saldos obsoletos o corregir errores cometidos al registrar tablas financieras o montos de cuentas por cobrar.
El diario especial final incluye entradas relacionadas con los saldos de efectivo de la compañía. Cualquier error relacionado con la banca u otros ajustes puede registrarse en el diario general de una empresa. Las compañías más pequeñas con recursos de capital limitados pueden no usar un diario especial para registrar entradas de efectivo, ya que el efectivo se relaciona con todas las funciones en el negocio.