¿Qué es una caja de seguridad?

Uno de los servicios bancarios que las empresas de todos los tamaños pueden encontrar útil es un servicio de caja de seguridad. Esencialmente, una caja de seguridad es simplemente un apartado de correos que su banco establece para su negocio y que el banco controlará. Se le envía un remitente a la dirección que permitirá a sus clientes enviar el pago de todas las facturas emitidas por su organización directamente a la caja de seguridad. A su vez, su banco abrirá toda la correspondencia, depositará los cheques en sus cuentas y le proporcionará acceso electrónico que le permite ver la actividad diaria. En resumen, su banco se convierte en el medio por el cual usted cobra cuentas por cobrar y las deposita en su cuenta operativa, de nómina u otra cuenta comercial designada.

Existen varias ventajas para asegurar una caja de seguridad para su negocio. Uno de los más importantes es la seguridad. En general, las cajas de seguridad están protegidas más allá de las medidas de seguridad habituales asociadas con tener un apartado de correos. Cuando un pago llega a su caja de seguridad, las posibilidades de que caiga en las manos equivocadas son casi nulas. Esto puede brindarle a usted y a su base de clientes una sensación de comodidad.

En segundo lugar, el procedimiento de caja de seguridad puede facilitarle la publicación de pagos en su sistema de contabilidad. Muchos bancos pueden proporcionar detalles sobre los pagos depositados que incluyen imágenes de los cheques y cualquier otro documento que venga con el cheque. A menudo, un lote diario de recibos se puede descargar como PDF y utilizar para ingresar manualmente en su sistema. Este método evita que su equipo contable tenga que abrir el correo y ordenar los cheques antes de ingresar los datos. Además, elimina la necesidad de preparar un depósito bancario.

Sin embargo, es posible que pueda ahorrar aún más tiempo, dependiendo del tipo de software de contabilidad que utilice. Muchos bancos pueden proporcionar un informe delimitado que se puede importar directamente a algunos sistemas de software de contabilidad. Si tiene la suerte de tener un software compatible, la tarea de contabilizar pagos puede demorar unos minutos, incluso si la lista de pagos llega a cientos.

Una tercera ventaja del sistema de caja de seguridad es que tiene un historial de respaldo de sus cuentas por cobrar. En caso de que ocurra algo importante con su sistema de contabilidad de software y pierda una parte o la totalidad de los datos, los informes históricos sobre la actividad de la caja de seguridad pueden ayudarlo a comenzar el proceso de reconstrucción. Esto significa que puede actualizar sus cuentas de cliente rápidamente, así como comenzar a reconstruir su informe de Ingresos y Gastos mes a mes.

Si bien una caja de seguridad no realiza ninguna función que su equipo de contabilidad no podría hacer por usted, las ventajas de ahorrar tiempo, la fuente de información de respaldo y la seguridad mejorada hacen que un sistema de caja de seguridad sea una opción muy atractiva. Consulte con su banco hoy y vea lo que tienen para ofrecer en la forma de un programa de caja de seguridad.