¿Qué es un reembolso de comida?
Un reembolso de comida es un pago de un empleador a un empleado que ha pagado una comida de negocios de su propio bolsillo. Para obtener el reembolso, el empleado generalmente debe cumplir con las pautas comerciales específicas que definen los gastos de comida permitidos. Por lo general, se debe completar un formulario de gastos comerciales que detalla la fecha, el monto y el motivo de la comida comercial. Los empleadores optan por reembolsar a los empleados las comidas en situaciones laborales en las que hacerlo resulte una forma más conveniente y precisa de rastrear los gastos comerciales.
El propósito de un reembolso de comida es asegurar que un empleado sea compensado adecuadamente por todos los gastos relacionados con el negocio. Esto se hace en situaciones en las que asignar una cantidad específica en dólares por adelantado puede resultar inexacto. A un empleado se le puede permitir gastar $ 20 dólares estadounidenses (USD) en una comida de negocios, por ejemplo, pero descubre que la cena solo cuesta $ 15 USD. En este caso, el negocio se beneficia al reembolsar al empleado el monto exacto.
Un reembolso de comida puede aplicarse en una variedad de situaciones de comidas de negocios. Un empleado que viaja por negocios puede comprar comidas en el aeropuerto o durante su viaje. Es posible que deba pagar la cuenta de la cena en una reunión de productos con un cliente. En otras situaciones, podría necesitar pedir un almuerzo para una presentación de ventas relacionada con la empresa. Cada compañía u organización tiene sus propias pautas sobre qué tipos y cantidades de gastos de comidas de negocios están permitidos para el reembolso.
Para obtener un reembolso de comida, un empleado generalmente debe tomar medidas específicas. En muchos casos, se debe completar un formulario de gastos que indique la fecha de la comida, el costo y, si corresponde, las personas presentes en la comida de negocios. Los recibos de comida normalmente deben entregarse junto con el informe de gastos. En la mayoría de los casos, la firma del empleado y la de su supervisor son necesarias en el formulario de gastos antes de que la compañía u organización otorgue el reembolso de las comidas.
Un empleado enfrenta ventajas y desafíos con respecto a los reembolsos de comidas. Tiene la libertad de pedir comidas sin preocuparse demasiado por adherirse a un costo exacto. Un reembolso de comida generalmente se considera un gasto comercial y generalmente no está sujeto a impuestos como ingreso, lo cual es importante que los empleados sepan al presentar los impuestos. El desafío de recibir un reembolso por las comidas a veces se produce si existen grandes demoras entre el momento en que el empleado incurre en el costo y cuando el empleador realmente emite el reembolso. Algunos empleados usan tarjetas de crédito para cubrir comidas de negocios si no pueden pagar las comidas de negocios en efectivo.