¿Qué es un reembolso de millaje?

Cuando un empleado usa su vehículo personal para realizar negocios en beneficio de su empleador, puede recibir un reembolso por los costos asociados en forma de reembolso de millas. Al hacer esto, una corporación absorbe parte de los gastos de combustible y el desgaste del automóvil a un ritmo predeterminado, aliviando la carga financiera de los empleados. En los Estados Unidos, este es un beneficio opcional; Como tal, el gobierno de los EE. UU. también puede permitir una deducción de impuestos para las empresas o personas que usan automóviles con fines comerciales. Por lo general, las corporaciones basan la tasa de reembolso de millas en las pautas establecidas por las agencias nacionales de gobierno, como el Servicio de Impuestos Internos (IRS) en los Estados Unidos, pero no siempre.

Por lo general, los empleados que trabajan para organizaciones que ofrecen reembolso de millas deben proporcionar una cuenta precisa de las millas comerciales que manejan. La mayoría de las compañías tienen un formulario estándar, llamado informe de gastos, por el cual el empleado completa la información pertinente que describe los lugares donde condujo, la cantidad de millas que viajó para llegar allí y el propósito comercial de cada visita en particular. Cuando la gerencia aprueba el informe de gastos, el empleado recibe un reembolso por los costos en los que incurrió. Esto generalmente se calcula tomando la cantidad de millas comerciales conducidas y multiplicando esa cifra por la tasa de reembolso actual establecida por el empleador.

En los Estados Unidos, el IRS publica tarifas de millaje estándar opcionales basadas en el costo de operar un automóvil. Los precios de la gasolina del año anterior generalmente también se consideran en la estimación. Los empleadores pueden optar por reembolsar a los miembros del personal en función de esta tarifa sugerida. También pueden desviarse de él a su discreción.

Algunas compañías optan por no ofrecer el reembolso de millas en absoluto. Cuando lo hacen, sin embargo, pueden tener derecho a incluir ese gasto como una deducción de impuestos en sus declaraciones corporativas. Del mismo modo, las personas que no reciben el reembolso de millas de sus empleadores también pueden ser elegibles para detallar los gastos de automóviles como una deducción en sus declaraciones de impuestos sobre la renta personal.

Los viajes desde el hogar de una persona a un lugar de trabajo no suelen ser reembolsables ni para una unidad de empleo ni para un individuo. En otras palabras, si una persona generalmente conduce 20 millas por día desde su casa a su oficina, generalmente no puede reclamar eso como un gasto legítimo. Sin embargo, durante todo el día, si conduce a otros lugares para hacer llamadas de ventas o hacer negocios para su empleador, generalmente puede solicitar una compensación por el viaje adicional cuando se ofrece el reembolso de millas.