¿Qué es una auditoría de nómina?
Una auditoría de nómina es una inspección de los registros de nómina por parte de un tercero. La auditoría puede llevarse a cabo por una variedad de razones, que van desde el deseo de confirmar internamente que la información de la nómina es correcta hasta una inspección en nombre de una compañía de seguros para determinar el monto apropiado de la prima para el seguro de compensación para trabajadores. Se recomienda una auditoría interna regular, especialmente en las grandes empresas, para garantizar que los registros sean precisos y estén bien conservados, y para identificar problemas antes de que surjan en una auditoría externa.
En una auditoría de nómina, el auditor inspecciona toda la documentación relacionada con la nómina, verificando que sea correcta y buscando signos de problemas como empleados con historiales de nómina incompletos, deducciones que no coinciden con las contribuciones, etc. El auditor también identifica qué miembros de la compañía son responsables de manejar los procedimientos de nómina, y revisa el protocolo de la compañía para manejar la nómina para identificar áreas problemáticas y evaluar a los empleados para confirmar que están usando el protocolo más reciente.
Para una auditoría interna, las empresas pueden usar su propio personal o contratar un servicio de auditoría y solicitar que realicen la auditoría. El uso de un tercero puede garantizar que los resultados de la auditoría de nómina tengan más integridad, porque un tercero no debe tener ningún conflicto de intereses que pueda sesgar los resultados de la auditoría. Los resultados de la auditoría interna se pueden usar para ajustar los procedimientos, confirmar que los empleados están siguiendo el protocolo e identificar áreas donde pueden estar ocurriendo actividades inapropiadas.
Las autoridades fiscales y las compañías de seguros pueden solicitar auditorías externas. En estos casos, la entidad que solicita la auditoría maneja la auditoría o contrata a un auditor para que realice la auditoría de nómina. Las empresas deben tener en cuenta que el rechazo de una auditoría generalmente se considera como una admisión de culpabilidad. Incluso si nada está mal, cuando finalmente se realice la auditoría, los registros se buscarán en busca de signos de irregularidades. Es aconsejable cooperar y contratar asesoría legal para obtener más información sobre qué documentos deben entregarse al auditor y cómo funciona el proceso de auditoría.
El resultado de una auditoría externa puede variar, dependiendo de por qué se ordenó y cuáles fueron los resultados. Una compañía de seguros, por ejemplo, podría ajustar el monto de una prima sobre la base de la auditoría. Si una auditoría de nómina revela que una empresa está haciendo cosas como recaudar contribuciones fiscales y no enviar los fondos al gobierno, la empresa enfrentará sanciones legales.