¿Qué es un vale de caja chica?

Un comprobante de caja chica se coloca en un fondo de caja pequeña cuando se desembolsa dinero por adelantado para una compra pequeña. Los fondos de caja pequeña son pequeñas cantidades de dinero, generalmente entre $ 100 y $ 250 dólares estadounidenses, reservados para compras incidentales para evitar escribir un cheque o usar una tarjeta de crédito de la compañía. Los comprobantes de caja chica más la cantidad de dinero dentro del fondo de caja chica siempre deben ser iguales a la cantidad total original del fondo.

El dinero en efectivo se desembolsa generalmente de dos maneras diferentes: mediante reembolsos o mediante anticipos. Los reembolsos se producen cuando ya se ha realizado una compra y se proporciona un recibo como documentación de que el destinatario debe el dinero. Los pagos por adelantado se producen cuando se debe realizar una compra pequeña y se debe desembolsar el dinero antes de la compra. En este caso, se coloca un comprobante de caja chica en el fondo en lugar del monto desembolsado.

Una compañía generalmente tendrá procedimientos establecidos que rigen el uso y el monitoreo del fondo de caja chica. Estos procedimientos detallarán específicamente qué información se requiere en un comprobante de caja chica. Esto generalmente incluye la fecha de desembolso, así como la cantidad, el propósito y el nombre del destinatario. Un comprobante de caja chica puede descargarse en línea, comprarse en una tienda de suministros de oficina o simplemente crearse internamente dentro de la empresa como uno de sus formularios personalizados.

El custodio del fondo de caja chica suele ser un supervisor de algún nivel que se ha ganado la confianza de la empresa. Él o ella es responsable de asegurar que cada centavo del fondo de caja se contabilice a través de un recibo o un comprobante de caja chica. Una vez que se recibe un recibo u otra documentación apropiada de la persona que tomó el efectivo, la documentación debe adjuntarse al comprobante y archivarse en consecuencia. Por lo general, le corresponde al custodio determinar la cuenta contable general apropiada a la que se le cobrará la compra. Las cuentas del libro mayor general para gastos imprevistos son suministros de oficina, reembolsos de estacionamiento y otras compras pequeñas.

Periódicamente, debe haber una conciliación del fondo de caja chica por un supervisor del custodio. Esto asegurará que cualquier dinero faltante sea identificado y localizado temprano mientras el problema aún puede corregirse. Además, esto mantiene al custodio bajo control, ya que incluso pequeñas cantidades de efectivo pueden ser objeto de abuso. El abuso de dinero en efectivo es una forma común de malversación de fondos a pequeña escala, y puede sumar fácilmente hasta miles de dólares de dinero perdido durante un período de años si no se controla.