¿Qué es una orden de solicitud de compra?

En general, un pedido de solicitud de compra es un formulario que solicita la compra de un artículo. Estas órdenes a menudo son utilizadas por grandes empresas y organizaciones para administrar compras y costos. Un departamento de procesamiento central, a menudo llamado departamento de compras, generalmente evalúa los pedidos y determina de dónde obtenerlos. Una vez que esto se determina, el pedido de solicitud de compra generalmente se convierte en un pedido de compra para adquirir los artículos solicitados a un proveedor.

Las órdenes de solicitud de compra a menudo vienen en forma de papel o documentos en línea. En cualquier caso, los formularios requieren los mismos tipos de información, como el nombre y el departamento del solicitante, los números de cuenta aplicables, los números de parte y las descripciones de los artículos solicitados, y cualquier proveedor sugerido para obtener los productos. Si está en línea, los formularios pueden enviarse electrónicamente a través de un software de solicitud especial, o pueden necesitar ser impresos y enviados como formularios en papel tradicionales.

Por lo general, el proceso de compra comienza a nivel individual o departamental. Por ejemplo, si un empleado necesita una computadora portátil nueva, se le puede solicitar que presente una orden de solicitud de compra. En casos de pedidos individuales como este, el formulario a menudo primero debe ser aprobado por un gerente o jefe de departamento antes de enviarlo a un departamento de compras centralizado para una evaluación adicional.

Cuando una orden de solicitud de compra llega al departamento de compras, a menudo se evalúa para ver si el artículo es realmente necesario y si hay dinero asignado para ello. Si se cumplen estas condiciones, el departamento de compras generalmente determinará de dónde obtener el artículo, utilizando una lista de proveedores de confianza. En el caso de compras costosas, pueden buscar ofertas de varios proveedores para encontrar los términos más competitivos. Se puede dar preferencia a cualquier proveedor citado en el formulario de solicitud, aunque algunos departamentos de compras tienen la autoridad para tomar la decisión final de abastecimiento en función de lo que sea mejor para la organización. Una vez que se aprueban los detalles finales, generalmente se emite una orden de compra para completar la transacción con el proveedor elegido.

Por sí solo, una orden de solicitud de compra a menudo no tiene poder de compra oficial. Generalmente es la orden de compra final lo que constituye un contrato entre la compañía y el vendedor. Sin embargo, algunas organizaciones pueden usar órdenes de solicitud de compra de manera intercambiable con las órdenes de compra. En estos casos, la orden de pedido de compra se puede usar directamente con el vendedor como un contrato para comprar un artículo en particular, sin necesidad de una orden de compra secundaria.