¿Qué es un plan de reembolso?

Un plan de reembolso es una estrategia estructurada para pagar a las personas que han incurrido en gastos en nombre de otra entidad. El ejemplo más común de este tipo de plan tiene que ver con cubrir los gastos en los que incurren los empleados en el desempeño de sus responsabilidades laborales. Los planes de este tipo permiten garantizar que el empleado sea reembolsado de manera oportuna, al tiempo que ayuda al empleador a mantener registros precisos sobre el costo total asociado con el desempeño de una tarea determinada.

Los planes de reembolso pueden estructurarse como contables y no contables. Un plan responsable exige que el empleado presente los recibos de los gastos que califican para el reembolso. Un plan de reembolso no responsable cubre los gastos donde no se requiere recibo, aunque el empleado tiene que declarar el gasto por escrito antes de que se le reembolse. Por ejemplo, un empleado que lleva a los clientes a cenar tendrá que presentar el recibo de la comida para ser compensado por los gastos. Al mismo tiempo, si el empleado usa su vehículo privado en el curso de completar tareas en nombre del empleador, él o ella presenta la cantidad total de millaje utilizado, generalmente en un comprobante de gastos o formulario de reclamo. El empleador determina el monto del reembolso emitido, de acuerdo con las regulaciones y prácticas vigentes que se aplican.

En términos de deducciones fiscales, un empleado que participa en un plan de reembolso normalmente no puede reclamar los gastos compensados ​​como deducciones en sus declaraciones de impuestos personales. El empleador puede reclamar los gastos que se reembolsaron como deducciones, sujeto a las disposiciones contenidas en las leyes fiscales vigentes en la jurisdicción donde se encuentra la empresa. En algunos países, el empleado puede tener que declarar ciertas formas de reembolso como ingresos, especialmente en situaciones como el millaje donde no hay gastos de bolsillo específicamente documentados.

Se puede cubrir una amplia gama de gastos en un plan de reembolso. A los empleados que viajan como parte de su trabajo a menudo se les permite presentar gastos como pasajes aéreos, alojamiento, alquiler de automóviles y comidas para el reembolso. Un empleado también puede ser compensado por los gastos incurridos mientras trabaja en un proyecto especial para la empresa, como servir como representante de la empresa en un evento local. A menudo, las regulaciones gubernamentales definen el alcance de lo que se considera un gasto reembolsable y qué procedimientos deben seguirse para que el empleador pueda reclamar el gasto reembolsado al presentar declaraciones de impuestos. Estas regulaciones generalmente dan forma a las políticas y procedimientos internos utilizados por una empresa para estructurar y llevar a cabo el plan de reembolso.