¿Qué es una cuenta de suspenso?

Una cuenta de suspenso es una designación especial dentro de un proceso contable que se utiliza como una clasificación temporal para desembolsos o recibos que requieren un análisis adicional antes de realizar una asignación permanente dentro de los registros. Las cuentas de este tipo cumplen una función útil, ya que a menudo se usan como un medio para contabilizar las transacciones que carecen de suficiente información para clasificarlas adecuadamente. La presencia de la cuenta permite tiempo para investigar la naturaleza de cada transacción y aclarar cualquier problema que impida publicar el artículo en la ubicación adecuada dentro de los libros de contabilidad. Las empresas de todos los tamaños normalmente incluyen una cuenta de suspenso dentro de su esquema de contabilidad, asegurando así que las transacciones monetarias con algún problema relacionado se resuelvan de manera oportuna y no se pierdan en los procesos generales de contabilidad.

Un uso común de una cuenta de suspenso es un lugar para estacionar temporalmente recibos dudosos. Los recibos de este tipo pueden llevar un número de cuenta que no es válido, lo que dificulta el registro de los recibos en la línea de pedido adecuada, como una factura. Un recibo con este tipo de problema permanecerá en la cuenta de suspenso hasta que se resuelva la discrepancia, y el artículo se retire de la cuenta y se coloque en la sección correcta de los registros.

Algunas compañías utilizan una cuenta de suspenso como un medio para contabilizar temporalmente los desembolsos que deben cargarse a un departamento, pero donde hay alguna diferencia de opinión sobre qué departamento debería absorber el costo del desembolso. Si bien se toman decisiones sobre cómo cobrar el desembolso, el artículo permanece en la cuenta y solo se elimina si se decide qué departamento o departamentos absorberán los gastos. En situaciones en las que se decide que el gasto está relacionado con la función general del negocio, el desembolso puede transferirse y cargarse al fondo general de la compañía.

La idea de la cuenta de suspenso también se encuentra con la banca sin sucursales, o BB. Por ejemplo, si un cliente envía el pago mediante una transferencia electrónica al banco de un proveedor, los fondos se colocan en una cuenta de suspenso hasta que realmente se depositan en la cuenta bancaria del proveedor. Esto permite que la transacción se contabilice adecuadamente en el período intermedio. Como un bono para el banco receptor, el saldo de la transferencia genera intereses por el corto tiempo que permanece en la cuenta.

En todas sus aplicaciones, la función principal de la cuenta de suspenso es asegurarse de que los registros contables se mantengan con precisión y que no se pase por alto ninguna transacción en el proceso de contabilización. Cuando surge un problema con una transacción, o la transacción está en proceso de ejecución, la cuenta funciona como un área de retención temporal hasta que el asunto pueda resolverse por completo. Una vez que la transacción está lista para completarse, el artículo se transfiere fuera de la cuenta al punto de terminación legítimo dentro de los registros contables.