¿Qué es un registro de activos?
Un registro de activos es un método utilizado en la contabilidad para rastrear los activos de una persona u organización. Dicho registro puede contener una lista completa de todos los activos que posee, incluidos los activos intangibles y de inversión. El tipo más común de registro de activos es probablemente un registro de activos fijos (FAR), que rastrea solo los activos fijos.
Los activos fijos son aquellos que consisten en propiedad, equipo, propiedad intelectual y otros artículos de gran valor. Esto incluye terrenos, edificios, máquinas y vehículos. La propiedad intelectual se refiere a los activos que no son tangibles, incluidas las patentes, los derechos de autor, las marcas comerciales y la buena voluntad. Si bien un registro de activos corrientes contendría artículos como suministros, activos prepagos y efectivo en caja, solo los activos que son una parte estándar de las actividades de depreciación de una organización se incluyen en un FAR.
Cuando se crea un registro de activos, una organización utiliza un enfoque sistemático, con los activos enumerados en orden alfabético o, tal vez, por ubicación. Cualquiera sea el método elegido, a menudo se requiere un sistema de etiquetado. Esto consiste en etiquetar activos con números fáciles de leer. Estos números también se enumeran en el registro de activos para facilitar la determinación de la ubicación física de los activos. Cuando las empresas poseen una gran cantidad de activos diferentes, etiquetar los activos es vital en los procesos de verificación de activos.
Un propósito de un registro de activos es simplificar el mantenimiento de registros. El documento se convierte en una referencia para fines comerciales y para el seguimiento de activos. Un registro de activos también se utiliza con fines de depreciación. Cuando las organizaciones calculan la depreciación de los activos fijos, el registro se actualiza. Ofrece una lista completa en una ubicación de todos los activos, lo que proporciona una manera fácil para que los contadores encuentren información sobre los activos y sus valores.
Un registro de activos es particularmente útil cuando una empresa calcula la depreciación. Esta es una parte estándar de la contabilidad en la que una parte del valor de cada activo se gasta por un período específico. La depreciación generalmente se calcula anualmente para fines fiscales y de seguros. Un FAR contiene el nombre de cada activo y el valor en libros del activo. El valor en libros de un activo es el valor original del activo menos el monto total depreciado.
La mayoría de las organizaciones utilizan un programa de software diseñado específicamente para rastrear activos. Un programa de software ayuda a organizar la lista de activos y se crea de manera única para permitir a los contadores la capacidad de rastrear cada activo y el valor de cada uno. Otras organizaciones realizan un seguimiento de los activos a través de un programa de hoja de cálculo o una plantilla de registro de activos.
Los registros de activos también son beneficiosos para el seguimiento de activos. En ocasiones, las organizaciones hacen un inventario para verificar la existencia de todos los activos. El registro de activos, por lo tanto, debe contener todos los activos que posee la empresa. Un empleado compara cada elemento del registro con el activo real que posee.
Los auditores también usan registros de activos como parte de los procedimientos estándar de auditoría. Es vital en las organizaciones que el registro de activos sea completamente exacto. Los auditores verifican la existencia de activos utilizando métodos aleatorios. Cuando esto ocurre, el auditor elige un activo de la lista y lo inspecciona físicamente. Este proceso de verificación se utiliza para garantizar que los libros de contabilidad de la organización sean precisos.