¿Qué es un recibo electrónico?
Un recibo electrónico es una prueba de compra o entrega que se envía electrónicamente. El destinatario puede usar este documento como un recibo en papel en intercambios, devoluciones o disputas con el remitente. Los recibos electrónicos también se pueden usar para actividades como reclamar deducciones de impuestos. Por lo general, es posible imprimirlos si se necesita una copia impresa.
El recibo electrónico incluye un código de identificación único para hacer referencia al pedido, junto con una descripción detallada. Anotará la información de contacto del remitente y del destinatario, el método de pago y cualquier otro detalle relevante. Este documento también puede llevar una firma electrónica y puede incluir información sobre cómo realizar devoluciones e intercambios.
Muchos recibos electrónicos se envían por correo electrónico, pero también se pueden enviar a un teléfono móvil a través de un sistema de mensajes de texto. También es posible descargar copias si se pierde un recibo o si nunca llega. El destinatario puede iniciar sesión en el sitio del comerciante y verificar los registros de sus transacciones para encontrar el recibo electrónico que necesita. Para algunas transacciones en la web, el recibo puede cargarse en el navegador cuando se complete la transacción, y el usuario deberá imprimirlo o anotar el código de confirmación para referencia futura.
Algún software de contabilidad interactuará con los recibos electrónicos e integrará los datos de los recibos en los registros contables del cliente. El software puede ingresar la información en el libro mayor del usuario, clasificar el tipo de compra y ajustar el nuevo saldo corriente automáticamente. Los compradores también pueden corregir la información si es incorrecta; el software podría clasificar una compra de forma incorrecta, por ejemplo, o descargar un recibo electrónico que luego se modifica y registrar una cantidad incorrecta.
Los recibos en línea pueden documentar compras y proporcionar información sobre cómo y cuándo se realizó una compra. También confirman el pedido y pueden proporcionar un mecanismo para corregirlo si es incorrecto, aunque generalmente esto debe llevarse a cabo dentro de una ventana muy estrecha. Los recibos también pueden generarse automáticamente en el momento de una entrega. Los remitentes pueden enviar correos electrónicos a los remitentes y destinatarios para que sepan cuándo llega un paquete, y el recibo electrónico puede ser necesario en una disputa sobre la entrega.
El uso de recibos electrónicos puede ser más respetuoso con el medio ambiente y también puede facilitar la contabilidad. El usuario puede guardar copias en un programa de contabilidad, vincular entradas de diario a recibos específicos y proporcionar recibos a pedido en un formato electrónico conveniente. Si el documento de recibos compra un consumidor planea declarar impuestos, es importante asegurarse de que sean accesibles en el futuro, y puede ser una buena idea guardar copias en una carpeta en un disco duro.