¿Qué es una asignación de gastos?

Una asignación de gastos es el dinero que una compañía paga a un empleado o trabajador contratado por los gastos personales incurridos en el curso de un trabajo. Comúnmente, dichos gastos incluyen comidas, transporte, tarifas, peajes y posiblemente gastos para entretener a los clientes. Quienes trabajan para una empresa con una asignación de gastos deben revisar cuidadosamente la política antes de incurrir en un gasto para asegurarse de que esté cubierta. Las empresas no tienen la obligación de pagar los gastos no cubiertos en la póliza.

Uno de los gastos más comunes es el pago por millaje utilizado al tomar un vehículo personal en los negocios de la compañía. Este es un gasto común en varias profesiones, incluidos agentes de ventas, periodistas, abogados asalariados y muchos otros. El kilometraje se calcula en función de una tarifa fija, como la cantidad por milla o kilómetro. Esa tarifa puede estar sujeta a cambios con el precio promedio del combustible al momento del pago tomado en consideración. El dinero generalmente se paga semanalmente o mensualmente.

Sin embargo, la asignación de gastos de millaje no solo cubre los costos de combustible. También se supone que le da dinero al empleado o al trabajador contratado por el desgaste del automóvil, suponiendo que se esté utilizando un automóvil personal. Por lo tanto, algunos trabajadores pueden reservar una parte de ese reembolso por cosas como el mantenimiento regular del vehículo o reparaciones que serán necesarias en el futuro. La compañía normalmente no especifica cómo se debe usar el dinero una vez que se incurre en el gasto, por lo que los empleados deben elegir por su cuenta cómo usar ese dinero de manera responsable.

Las comidas son otra partida de gastos comunes. Por lo general, si el curso del trabajo requiere que una persona viaje fuera de su área de origen, la compañía pagará las comidas. Estas comidas generalmente se pagan solo hasta una cierta cantidad. Si un empleado supera esa cantidad al elegir una comida más cara, él o ella es responsable de la diferencia. Si el empleado lleva a un cliente a una comida, eso también se reembolsará. Algunas compañías se niegan a pagar las bebidas alcohólicas, por lo que esto debe verificarse con anticipación.

La otra cosa que a menudo se usa para pagar los gastos es el entretenimiento, especialmente de un cliente. Esto podría incluir llevar al cliente a un evento deportivo, o en una salida de golf, solo por nombrar una pareja. Los gastos de entretenimiento pueden ser muy altos, por lo que el empleado debe asegurarse de que estos gastos estén cubiertos. Algunos de estos tipos de gastos pueden requerir autorización previa, donde el empleado o la persona contratada primero debe llamar a un supervisor o gerente y obtener la aprobación del gasto.

Por lo general, un reembolso de gastos no está sujeto a impuestos sobre la renta. Esto se debe a que el dinero recibido no es un ingreso, sino un reemplazo del dinero que se gastó en nombre de una empresa. Las personas que tengan preguntas deben consultar con un profesional de impuestos local para asegurarse de que cumplen con todas las leyes fiscales.