¿Qué es un informe de gastos?

Un informe de gastos es un documento que describe los gastos incurridos durante el transcurso de un período de tiempo específico o mientras se realiza un trabajo o asignación específica. Un informe de gastos puede ser bastante amplio, a veces cubre departamentos enteros dentro de una empresa, o los informes pueden individualizarse, aplicando a un solo empleado y tarea. La mayoría de las veces, los informes de gastos se utilizan para documentar los gastos que se hacen necesarios mientras los empleados trabajan fuera del entorno normal de la oficina. En la mayoría de los casos, los jefes de departamento revisan los informes de gastos y luego los pasan a contabilidad.

A veces, los informes de gastos se usan exclusivamente para el reembolso de los empleados. Esto se aplica a un empleado que está fuera de la oficina y tiene que usar sus propios fondos para gastos relacionados con el negocio. Para ser reembolsado, generalmente se espera que el empleado presente un informe de gastos, adjuntando recibos que corroboren los gastos.

Algunos empleados reciben cuentas de gastos. Esta es una cantidad predeterminada de dinero que está a su disposición para usar cuando están fuera de la oficina, pero se dedican a actividades relacionadas con el trabajo. Los empleados con cuentas de gastos, aunque no usan su propio dinero, aún deben presentar un informe de gastos para documentar sus gastos. En muchos casos, los fondos de la cuenta de gastos se mantienen en una tarjeta de crédito o débito de la compañía emitida para el empleado individual.

Las comidas se archivan comúnmente en informes de gastos. Esto es especialmente cierto con los empleados cuyos trabajos requieren que viajen o pasen mucho tiempo fuera de la oficina. Los empleados que trabajan en ventas a menudo pasan mucho tiempo en la carretera y, en muchos casos, los empleadores les reembolsan las comidas mientras viajan. Otras instancias donde las comidas pueden considerarse un gasto incluyen las comidas donde se discuten los negocios reales o en casos de entretenimiento del cliente.

Otros tipos de gastos que a menudo aparecen en un informe de gastos incluyen alojamiento, gasolina y servicios de lavandería. Los costos de transporte, como boletos aéreos, pasajes de tren y alquiler de automóviles, también se documentan comúnmente. Por lo general, la mayoría de los tipos de bienes o servicios necesarios mientras un empleado está en el proceso de realizar negocios podría ser elegible para el reembolso.

La mayoría de las compañías monitorean cuidadosamente los informes de gastos. Buscan picos en los gastos u otras indicaciones de que un empleado puede estar administrando mal los fondos. En algunos casos, los empleadores pueden establecer límites de gasto en ciertos artículos. Por ejemplo, el empleado puede tener un límite en la cantidad de dinero que puede gastarse por noche en alojamiento. Cualquier fondo gastado más allá de esa asignación sería responsabilidad del empleado.