¿Qué es un fondo de intereses?

También conocido como un fondo de caja chica, un fondo de anticipos es un tipo de reserva de efectivo que se reserva para administrar gastos menores en los que se pueda incurrir durante la operación diaria de una empresa. Por lo general, los ingresos de este fondo se mantienen como moneda y moneda y se confían a un administrador de fondos o cajero para su desembolso de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa. Es probable que las empresas de todos los tamaños y tipos tengan algún tipo de caja chica o fondos de inversión disponibles, lo que permite comprar rápidamente suministros de oficina u otros artículos sin la necesidad de pasar por un procedimiento formal de pedido y compra.

La estructura de un fondo de anticipos suele ser muy simple. Una pequeña empresa puede administrar este tipo de recurso comercial manteniendo un suministro de monedas y monedas en un cajón cerrado o en una pequeña caja fuerte en el sitio de la empresa. La mayoría de las empresas habrán establecido límites mínimos y máximos para la cantidad total de dinero que puede mantenerse en el fondo en cualquier momento. Establecer estos límites generalmente implica considerar el tipo de compras que se pueden hacer utilizando los recursos del fondo, así como también tener en cuenta los precios promedio de esos tipos de compras.

Al igual que con cualquier tipo de cuenta financiera, el fondo de impresión será monitoreado y conciliado periódicamente. La conciliación generalmente requiere registrar los recibos de cualquier compra realizada utilizando los ingresos del fondo desde que se produjo la última conciliación, agregando los depósitos realizados al fondo y luego comparando el saldo contable del fondo de impresión con el recuento físico del efectivo mantenido en la impresión Cajón de fondos o caja fuerte. Dependiendo del tamaño del negocio, este tipo de reconciliación puede ocurrir semanalmente o quincenalmente, pero debe hacerse al menos mensualmente.

Hay varios beneficios para mantener un fondo de impresión. La cuenta proporciona dinero que puede usarse para comprar artículos esenciales sin la necesidad de preparar una solicitud, obtener un número de orden de compra y esperar a que se corte un cheque de la compañía para cubrir la compra. Por ejemplo, si una pequeña empresa necesita un cartucho de impresora de inmediato, ese artículo se puede comprar en la caja chica que se encuentra en el fondo, se registrará la transacción y luego se puede enviar una solicitud de reembolso a través de los canales de compra habituales, asegurando que el fondo recibe más efectivo que puede usarse para otra compra más adelante.