¿Qué es un certificado de incumbencia?
Un certificado de titularidad es un documento que enumera los funcionarios de una corporación y los puestos que ocupan. Dichos documentos generalmente son preparados por los secretarios de la compañía y, por ley, deben estar disponibles para los miembros del público. Las personas que desean información sobre los titulares de una corporación pueden solicitar una copia del certificado de titularidad a la secretaria. Esta información se actualiza según sea necesario para reflejar la reorganización de la empresa y también se archiva con los reguladores gubernamentales para mantenerlos informados sobre las operaciones de la empresa.
El término "titular", que significa "titular de la oficina", se usa a menudo en política, pero también se refiere a los funcionarios de una empresa, como el presidente, el director financiero y el director ejecutivo. La estructura organizativa de una corporación puede variar y, como resultado, los títulos de trabajo actuales no siempre son uniformes, ni las responsabilidades laborales son necesariamente consistentes entre dos personas con el mismo puesto en diferentes compañías.
Los secretarios corporativos son responsables de mantener los registros corporativos. Por lo general, la ley exige este mantenimiento de registros, y el trabajo del secretario respalda el de otros funcionarios que deben presentar documentos legales y proporcionar información sobre eventos históricos en una corporación. En los casos en que el secretario sea considerado titular, puede ser necesario que otro oficial refrenda el certificado de titularidad para que sea válido. De lo contrario, la firma del secretario es la única que se necesita en el documento.
El certificado de titularidad simplemente enumera nombres y títulos de trabajo, sin información personal adicional. Al igual que otras presentaciones públicas, promueve la transparencia al hacer que la información sobre cómo se organiza y administra una empresa esté fácilmente disponible para los miembros del público que puedan estar interesados. Esto puede incluir a los accionistas, así como a otras compañías y personas preocupadas por cómo una empresa hace negocios. En caso de una reorganización o una nueva contratación, las personas pueden solicitar una nueva copia del certificado de titularidad para obtener información actualizada sobre los funcionarios de la compañía.
Los certificados de titularidad se pueden usar para todo, desde determinar a quién demandar en una presentación legal hasta aprender más sobre la organización interna de una empresa. Otras presentaciones públicas como un prospecto también pueden ser útiles para investigar una empresa. Esta información no se considera propietaria y debe estar disponible a pedido, sin importar quién la solicite. Las personas que solicitan información tampoco están obligadas a revelar por qué están interesadas o cómo se utilizará la información.