¿Qué es la contabilidad automatizada?
La contabilidad automatizada es un enfoque para mantener registros contables actualizados con la ayuda del software de contabilidad. El software empresarial de este tipo a menudo se configura para permitir la contabilización cruzada fácil de cuentas por cobrar y por pagar, eliminando la necesidad de ingresar contabilizaciones múltiples para mantener registros contables de conformidad con los principios contables generalmente aceptados. Muchos de los sistemas de contabilidad automatizados más populares se pueden adaptar para satisfacer las necesidades de la empresa que compra el software, lo que permite crear informes personalizados y utilizar los formatos de informes estándar incluidos en el paquete de software.
El proceso de contabilidad automatizada puede ahorrar una gran cantidad de tiempo al publicar créditos y débitos. En lugar de tener que hacer entradas en diferentes libros, como es común con los métodos más tradicionales, la mayoría de los paquetes de software de contabilidad están estructurados para permitir la entrada manual de la transacción en un campo en una página. A partir de ahí, el software relaciona automáticamente la transacción con todos los demás registros relevantes dentro del paquete de software. Una vez que se ingresa la transacción, los datos se incluirán en cualquier informe generado que esté estructurado para cubrir la fecha de esa entrada.
Además de simplificar el proceso de ingresar datos manualmente en un sistema de contabilidad automatizado, muchos paquetes de software de contabilidad pueden vincularse a tarjetas de crédito y cuentas bancarias. Al utilizar la interfaz integrada en el software, los pagos pueden remitirse a los proveedores y aplicarse automáticamente a la cuenta del proveedor y al número de factura correspondientes dentro de los registros contables. Al mismo tiempo, los clientes pueden remitir un pago en línea a través de enlaces que el sistema incluye con cualquier factura electrónica distribuida a esos clientes. Al usar el enlace para enviar el pago, el software lo recibe automáticamente, lo publica en la cuenta del cliente y el número de factura correctos, luego enruta el pago a la cuenta bancaria especificada por el usuario final.
Hoy en día, la contabilidad automatizada se considera un componente básico de la mayoría de las estrategias de planificación de recursos empresariales o ERP. Las características seguras y el ahorro de tiempo pueden aumentar en gran medida la eficiencia del equipo de contabilidad. Además, el software de contabilidad incluye características que permiten que la generación y distribución de facturas electrónicas a los clientes sea una herramienta extremadamente eficiente. El uso de esas funciones hace posible recibir pagos en un corto período de tiempo, ya sea porque el cliente puede aprobar el pago y enviar un cheque por correo en menos tiempo, o porque él o ella usa la opción de enviar un pago electrónico. En cualquier caso, la compañía se beneficia de un aumento de los recibos de sus cuentas por cobrar en un corto período de tiempo, lo que le da a la empresa acceso a más efectivo disponible para administrar la operación del día a día.