¿Qué son las ofertas competitivas?

Cuando una empresa, organización, región o centro educativo está buscando servicios de inversión, como contabilidad, servicios actuariales o gestión de activos, a menudo se desarrolla un proceso de licitación competitiva. Especialmente para las instituciones públicas, como un fondo de pensiones o la dotación universitaria, existe un nivel de responsabilidad que debe alcanzarse para las decisiones que se toman. A nivel corporativo, esto también es cierto porque una junta directiva responsabilizará a la administración de las decisiones tomadas. El proceso de licitación competitiva es una forma de mantener un método transparente para la contratación de proveedores de servicios de terceros que sea justo y que, cuando se realice con éxito, conduzca a la selección del proveedor apropiado.

La licitación competitiva a menudo comienza con una solicitud de propuesta (RFP), emitida por la entidad que busca servicios financieros o por un consultor externo que gestiona el proceso de búsqueda. Un documento se publica al público o solo por invitación. Las calificaciones para el contrato se describen en la solicitud de propuesta y, como resultado, la mayoría de las empresas calificadas responden a la invitación en el proceso de licitación competitiva. Para que los proveedores de servicios respondan eficientemente, se establecerá un período de preguntas y respuestas (Q&A) entre los postores y el emisor o consultor. Después de ese período de preguntas y respuestas, se aplica una fecha límite para las presentaciones.

En un proceso abierto de licitación, las entradas del proveedor de servicios que se reciben están disponibles para que otras personas las vean. Un proceso de licitación competitiva cerrada es menos público, y solo ciertas personas obtienen acceso a las entradas en este tipo de proceso. A menudo, los resultados de preguntas y respuestas se publican para que otros oferentes los vean si enfrentan preguntas similares.

Después de la fecha límite de envío, se revisan todas las entradas. Según el conjunto de envíos, el tiempo que lleva revisar puede variar. Se crea una breve lista de las firmas calificadas que mejor cumplen con los criterios de la RFP, reduciendo el proceso de licitación competitiva. Las empresas que aparecen en una lista corta pueden ser invitadas a las reuniones del emisor para explicar mejor los productos y servicios que se ofrecen y responder a cualquier inquietud o pregunta que el emisor pueda tener con respecto a la estrategia, las tarifas u otras inquietudes.

El proceso de licitación competitiva termina cuando un proveedor de servicios se adjudica el contrato. A menudo, incluso después de seleccionar al ganador, hay algunas negociaciones que deben finalizarse. En el caso de que las negociaciones finales fracasen, un emisor a menudo seleccionará un segundo postor para obtener el contrato.