¿Qué es el reembolso del empleado?

A veces es necesario que un empleado incurra en ciertos gastos para realizar negocios diariamente. A veces es necesario conducir un vehículo personal para hacer mandados de la empresa o hacer llamadas de ventas, pero puede ser un gasto costoso si un miembro del personal tiene que pagarlo por su cuenta. De vez en cuando, las personas también pueden necesitar comprar suministros de oficina o recoger materiales para una campaña o proyecto y utilizar fondos personales para pagar los artículos. Cuando ocurren estos tipos de gastos, la mayoría de las compañías ofrecen reembolsos a los empleados.

Además de las compras comerciales tangibles, los costos de viaje locales a menudo se incluyen en un informe de gastos para el reembolso de los empleados. La compensación por millaje, tarifas de estacionamiento y gastos similares generalmente califican. Del mismo modo, los viajes de negocios fuera de la ciudad también se reembolsan con frecuencia. Los gastos imprevistos como pasajes aéreos, viajes en taxi, propinas, costos de alquiler de automóviles, alojamiento en hoteles y restaurantes en restaurantes pueden estar cubiertos por un plan de compensación del empleador.

Sin embargo, los miembros del personal deben asegurarse de comprender la política de reembolso de los empleados antes de gastar su propio dinero. Una empresa generalmente tiene criterios específicos establecidos que describen los gastos que el dueño de un negocio está dispuesto a cubrir. Muchos gastos tienen que ser aprobados por adelantado para evitar que las personas realicen compras no autorizadas, como un nuevo escritorio de oficina, y luego esperen que una compañía pague por ello.

Dado que los dueños de negocios generalmente establecen presupuestos internos, los artículos caros que no están autorizados pueden suponer una gran carga para las finanzas de una empresa. Es probable que las personas que no cumplan con las políticas de reembolso de los empleados rechacen sus solicitudes de reembolso. Lo mismo también puede ser cierto para cargos telefónicos excesivos u otros costos que excedan una asignación aceptable.

Al final de cada mes, los miembros del personal generalmente deben proporcionar a sus gerentes informes de gastos completos. Este formulario estandarizado es donde una persona generalmente enumera todos los gastos comerciales en los que incurrió durante el mes. Debe incluir el motivo del desembolso financiero y cualquier número de trabajo asociado u otros indicadores cuando se relaciona con un cliente o proyecto específico.

Todos los recibos correspondientes recopilados a lo largo del mes deben adjuntarse a la solicitud de reembolso del empleado. Además, cualquier autorización por escrito también debe presentarse para la verificación de gastos legítimos preaprobados. Antes de entregar los informes y recibos, es aconsejable que los miembros del personal hagan copias de todo en caso de que la documentación del empleador se pierda o se pierda.