¿Qué es la contabilidad de nómina?
La contabilidad de la nómina es un proceso que ocurre en todas las empresas y se centra en la gestión financiera de la información de nómina de una empresa. Los contadores registrarán información relacionada con los salarios, bonos y comisiones de los empleados; los contadores también registrarán e informarán los impuestos relacionados con esta información en el libro mayor. Los empleados y gerentes de nómina son responsables de proporcionar esta información a la contabilidad, junto con el mantenimiento de la documentación necesaria para cumplir con los requisitos legales para mostrar registros de empleo precisos. La contabilidad de la nómina suele estar separada de la oficina de contabilidad habitual, ya que la información es muy sensible y no es visible para varios empleados.
Las empresas a menudo tendrán una oficina de nómina que se mantiene al día con todos los requisitos legales para contratar empleados. La información relacionada con las verificaciones de antecedentes, las pruebas de drogas, los contratos de trabajo, los acuerdos de beneficios, las concesiones salariales y otra información a menudo se incluirán en leyes específicas de recursos humanos. No mantener registros precisos de empleo puede resultar en fuertes multas u otras sanciones por no cumplir con las leyes y regulaciones. Algunas compañías pueden usar contadores para auditar los procesos de contabilidad de la nómina en la oficina de recursos humanos. Esta auditoría asegura que no haya violaciones de la ley actual de recursos humanos en la empresa.
Las entradas para registrar cifras de nómina son bastante simples. En el entorno tecnológico actual, muchas de las entradas se producen en tiempo real utilizando directivas preprogramadas en el paquete de software de contabilidad de la compañía. Los contadores en el departamento de contabilidad de la nómina revisarán las entradas para asegurarse de que no ocurrieron errores durante el procesamiento automático. La entrada básica debitará los gastos de nómina para los sueldos y salarios de cada empleado y la nómina de crédito pagadera. La compañía puede tener cuentas separadas que definen grupos específicos de nómina. Una vez pagado, el sistema cargará la nómina a pagar y acreditará efectivo. Estas entradas, en términos de débitos y créditos, también son las mismas para las cuentas de impuestos de nómina.
La contabilidad de la nómina a menudo requiere que las empresas remitan los impuestos sobre la nómina de forma programada a la agencia gubernamental correspondiente. Los contadores deberán completar los formularios apropiados y cortar un cheque a la agencia por estos impuestos, a menudo trimestralmente. Las agencias gubernamentales más grandes pueden tener un sistema de depósito en línea para transferir este dinero en línea según sea necesario. Los contadores deberán conciliar estas cuentas para asegurarse de que todo el dinero publicado en la cuenta irá a la agencia correspondiente. Los saldos pendientes de débito o crédito indican un problema interno con el sistema de contabilidad de nómina. Los contadores deberán ajustar las cifras o porcentajes de retención para corregir este problema.