¿Cuáles son los mejores consejos para el archivo de correo electrónico?

Correo electrónico o correo electrónico, abreviatura de correo electrónico , es el nombre de los mensajes de texto enviados a través de Internet y recogidos por el usuario en línea o descargados a través de un cliente de correo utilizando tecnología push o pull, según el dispositivo y el programa que recibe los mensajes. El archivo se refiere a un plan de almacenamiento mediante el cual los elementos se organizan de manera lógica y accesible. También puede referirse a hacer una copia de seguridad del material. El archivo de correo electrónico se refiere a un sistema de archivo metódico para correo electrónico que lo elimina del servidor y lo respalda de forma segura.

Lo mejor que debe hacer primero con respecto al archivado de correo electrónico es considerar sus opciones. Decida si es suficiente tener sus correos electrónicos archivados en la nube, o si los necesita archivados en su máquina o en una copia impresa. Quizás sea necesario imprimir cierto material, mientras que otro material puede permanecer en forma electrónica. Si los correos electrónicos se van a archivar en su máquina, decida si realizará una copia de seguridad en un disco duro externo y también si es necesario guardar algo en un formato que no sea el formato de archivo de su cliente de correo, por ejemplo, guardarlo en PDF formato de archivo.

Generalmente, el segundo paso para crear un sistema de archivo de correo electrónico es crear una jerarquía de carpetas de almacenamiento dentro de su cliente de correo electrónico. Al hacer esto, puede separar el correo electrónico personal del correo electrónico comercial y asegurarse de que las carpetas a las que necesitará acceder con más frecuencia sean de fácil acceso. Tenga en cuenta que las carpetas se pueden reorganizar y renombrar, por lo que una vez que se complete un proyecto que tenía la máxima prioridad, es posible que desee tener una forma de archivarlo dentro del sistema de carpetas, como colocarlo en una carpeta llamada "Proyectos completados" con el año. Considere si crear filtros para ordenar el correo entrante directamente en carpetas le servirá bien: algunas personas confían en esta característica; otros nunca lo usan.

Uno de los mejores consejos para el archivo de correo electrónico es eliminar el correo electrónico no deseado inmediatamente después de recibirlo o al verlo en su bandeja de entrada. Esto puede ahorrarle tiempo porque nunca tendrá que volver a revisarlo y evitar que material innecesario llegue al archivo, donde solo se debe almacenar material de valor. Alternativamente, si le conviene mejor, puede hacer una eliminación masiva antes de archivar. Es posible que pueda configurar su cliente de correo para cuándo se debe eliminar el correo del servidor, pero periódicamente, es una buena idea visitar el sitio web de su ISP, ver qué hay realmente en el servidor y borrarlo, según sea necesario. Si tiene suficiente espacio vacío en el servidor, puede optar por dejar correos electrónicos importantes allí como un archivo adicional.

En situaciones comerciales, cumplir con las regulaciones, la seguridad y la eficiencia son elementos clave para tomar una decisión de archivo de correo electrónico. El archivado de correo electrónico empresarial se puede administrar mediante aplicaciones de software creadas para ese propósito y con funciones diseñadas para abordar problemas específicos del negocio. Estos incluyen la capacidad de administrar el rastro de papel virtual y eliminar mensajes que ya no son necesarios.