¿Qué es un archivo de firma?

Un archivo de firma es un pequeño archivo de texto que se adjunta al final de un correo electrónico. Contiene una firma y otra información, como un número de teléfono o la dirección del sitio web. El uso de uno ahorra tiempo y energía, ya que puede configurarlo para que se adjunte cada vez que envía un correo electrónico, y no tiene que escribir repetidamente la misma información.

La mayoría de los programas y servicios de correo electrónico permiten la creación de un archivo de firma como parte del programa o aplicación. Muchos también le permiten agregar un archivo creado con un programa de procesamiento de texto. Por lo general, el archivo se puede agregar yendo a la sección "Opciones" del programa de correo electrónico.

El contenido de un archivo de firma no tiene límites. Puede contener texto, enlaces web e incluso fotos u obras de arte. Por lo general, contendrá una firma además de la información de contacto, como un número de teléfono o fax, o el enlace a un sitio web. Muchos usuarios comerciales también agregan el logotipo de su empresa. A menudo, las personas que usan un archivo de firma en su correo electrónico personal también eligen incluir una cita favorita o un dicho que define sus creencias o las inspira.

Aunque hay muchas opciones cuando se usa un archivo de firma, generalmente se recomienda seguir ciertos protocolos cuando se crea para uso comercial. Mantenerlo profesional sin ser demasiado informal suele ser el punto clave para recordar. Por ejemplo, cuando se utiliza un archivo de firma en un correo electrónico comercial, es mejor si omite una cotización personal. Además, se recomienda dejar espacio entre la última oración de su mensaje y la parte de la firma del archivo. Esto lo mantiene limpio y ordenado y resalta fácilmente la información de contacto.

Una de las principales ventajas de tener un archivo de firma es que la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico permiten utilizar más de un archivo. Esto es útil, especialmente para uso comercial, ya que puede atender el archivo para diferentes clientes o en diferentes etapas del negocio. Una vez que haya una relación establecida con un cliente, una firma que sea un poco menos formal podría verse mejor. Para las personas que envían correos electrónicos desde una cuenta privada, cambiar el archivo puede ser útil para diferenciar entre amigos, familiares y contactos menos personales.

Aunque el uso más común para un archivo de firma es para correo electrónico, también se puede usar con otras aplicaciones. Algunos servicios de mensajería instantánea (IM) permiten agregar uno, así como algunos grupos de Usenet. También se ve comúnmente en foros de chat también.