¿Qué es una copia electrónica?

Una copia electrónica es una copia electrónica de un documento. Contrasta con una copia impresa, un documento impreso en papel u otro medio. Las copias en papel son fáciles de transferir, distribuir, compartir y manipular, todos los posibles inconvenientes o ventajas, dependiendo del documento involucrado. También se pueden usar para generar copias impresas, imprimiendo una copia del documento. Muchas oficinas sin papel o con poco desperdicio dependen en gran medida de las copias impresas para comunicarse y compartir información.

Las copias impresas generalmente se pueden abrir en una variedad de programas de procesamiento de texto. Para mayor seguridad, un documento se puede guardar en un formato de solo lectura. Esto permitirá a las personas verlo, pero no cambiar la copia electrónica. En los casos en que a las personas les preocupa que los datos sean modificados o manipulados por personas que tienen acceso al archivo, esto puede ser útil. Algunos programas también mantienen registros de cambios, lo que permite a las personas realizar un seguimiento de los cambios realizados en el documento, revirtiéndolos si lo desea para restaurar el documento a un punto anterior.

Las personas con copias en papel pueden enviarlas por correo electrónico, transferirlas a través de una red o ponerlas en un disco o disco duro portátil para compartir. Esta variedad de técnicas de distribución puede ser útil y puede permitir a las oficinas eliminar gastos como máquinas de fax y mensajería. Las copias impresas generalmente no tienen la misma legalidad que las copias impresas debido a la posibilidad de alteración, pero se pueden usar para la mayoría de las actividades en una oficina, incluidas cosas como enviar borradores de un contrato para editar y aprobar , con las personas que revisan la copia impresa cuidadosamente antes de firmar para asegurarse de que contenga los cambios que desean.

Las copias en papel también se pueden usar para cosas como presentaciones, ya que las personas distribuyen el documento electrónicamente para que todos tengan una copia o la muestran en una pantalla en una presentación o evento. La capacidad de realizar ediciones hasta el último minuto puede ser útil para las personas que desean tiempo para perfeccionar sus presentaciones y que pueden necesitar hacer cambios de último minuto para acomodar la información cambiante y otros problemas. Los maestros a menudo almacenan materiales de clase en forma de copia electrónica para que puedan cambiarlos fácilmente y reutilizarlos para las lecciones.

Para las oficinas en las que el espacio es una consideración importante, el uso total o mayormente electrónico puede conferir beneficios significativos. Las personas pueden revisar los materiales en papel y evitar la generación de grandes volúmenes de papel que requerirán almacenamiento. Si la seguridad es una preocupación, se pueden establecer medidas de seguridad electrónicas para proporcionar la mayor protección posible a las copias impresas. Esto puede incluir herramientas como copias de seguridad remotas para guardar copias en caso de incendios, virus y otros problemas.