¿Qué es un sistema de gestión de suministros?
Un sistema de gestión de suministros es una herramienta informática compartida que se utiliza para rastrear todos los pedidos de materiales y sus ubicaciones respectivas. También conocido como un sistema de gestión de la cadena de suministro (SCMS), este sistema es realmente una red de empresas que comparten información sobre su aspecto del ciclo de fabricación del producto. El lugar más común para encontrar un sistema de gestión de suministros es en el sector manufacturero.
Un ejemplo comúnmente citado de un sistema de gestión de suministros es la industria de fabricación de automóviles. Es una práctica común que una gran empresa subcontrate partes o módulos específicos del vehículo a compañías independientes. Cada empresa cuenta con la tecnología necesaria para participar en el sistema de gestión de suministros. Este sistema se actualiza con niveles de inventario, trabajo en progreso, productos terminados y productos en tránsito. Esta información solo está disponible para otras empresas que se ven afectadas por el módulo creado por las otras empresas.
El acceso a esta información en tiempo real es esencial para planificar los niveles de producción, la dotación de personal y la organización de la entrega justo a tiempo. La coordinación general es responsabilidad de la empresa de fabricación de automóviles. Estas empresas suelen tener un departamento de personal dedicado a la gestión de suministros. Si una parte no está disponible para la instalación, toda la línea de producción debe detenerse. Esto es muy costoso, tanto en términos de tiempo del personal como en costos en dólares.
La implementación y el mantenimiento reales del sistema de gestión de suministros es una responsabilidad conjunta, compartida entre los socios comerciales y la empresa principal. Los contratos de suministro a menudo se negocian con incentivos para el rendimiento, el tiempo de inactividad minimizado y el mantenimiento de niveles de existencias ideales. A ambas partes les conviene asegurarse de que el sistema esté actualizado y sea preciso.
Hay varios métodos utilizados para actualizar este tipo de sistema. El método más común es la carga de un archivo. El proveedor produce un archivo plano del sistema de gestión de inventario y proporciona la información relevante al cliente diariamente. El cliente debe tener un método para recoger el archivo y actualizar el sistema de gestión de suministros. Este proceso generalmente está automatizado, para evitar demoras innecesarias y reducir las posibilidades de error.
Otras industrias utilizan un software integrado basado en Internet. El software se instala en la organización de cada proveedor y normalmente se puede integrar con los sistemas de gestión de inventario existentes. Los programas se escriben o se utilizan para completar automáticamente el software del cliente con la información relevante. El acceso se basa en el papel de cada empresa en el proceso de fabricación. Este método permite a todos los proveedores y al cliente verificar en un sistema el estado actual de una variedad de piezas.