¿Qué es un archivo de transacción?

Un archivo de transacción es un archivo de datos en el que se almacenan registros de transacciones que se relacionan con entradas en un archivo maestro. Este tipo de archivos sirve para aislar la actividad de las transacciones regulares de la información del archivo maestro al tiempo que permite que una base de datos una los dos a través de una referencia clave. Esta referencia clave suele ser una entrada única común a ambos grupos de registros, como el número de cuenta, el nombre del empleado o del cliente, o la orden de compra. Esto permite a los operadores de bases de datos mantener archivos maestros relativamente pequeños mientras tienen acceso a historiales completos de transacciones para registros de auditoría o informes.

Las bases de datos de la compañía pueden contener cantidades extremadamente grandes de información que generalmente consisten en detalles individuales de clientes, proveedores y empleados y registros de eventos recurrentes relacionados con cada uno. A menudo, estas bases de datos se dividen en archivos maestros y de transacción. El archivo maestro contiene detalles específicos individuales, como nombres, contactos de la empresa, direcciones, listas de correo electrónico y productos o servicios específicos específicos para el individuo o la empresa. El archivo de transacciones contiene transacciones de ventas o compras, eventos del calendario o detalles de los empleados, tales como licencias, acciones disciplinarias o informes de progreso profesional.

Estos bloques de datos de transacciones incluyen una entrada clave que es una información común a los archivos maestros y de transacciones. Puede ser un número de cuenta, un nombre de contacto, un número de identificación de empleado o detalles financieros, como órdenes de compra o números de factura. La entrada clave es un identificador único que la base de datos utiliza para vincular las entradas del archivo de transacción a sus registros de archivo maestro correspondientes. Cualquier consulta o búsqueda de transacciones de un archivo maestro en particular aislará el grupo completo de entradas para ese registro o cualquier entrada específica dependiendo de qué tan específica sea la clave.

Mantener registros de archivos maestros y de transacciones separados permite que el archivo maestro se mantenga en un tamaño manejable y se dedique solo a entradas específicas de la entidad. En las aplicaciones en las que los usuarios almacenan registros de transacciones fuera del sitio o en servidores de archivo, separarlos del archivo maestro también facilita mucho el archivo. Mantener un archivo de transacción dedicado también hace que la auditoría sea fácil y efectiva. El archivo de transacción también puede servir como ayuda de diagnóstico o planificación con muchas bases de datos que ofrecen amplias funciones de informes basadas en su contenido. Este tipo de disposición de archivos divididos a menudo se conoce como un sistema de archivos referenciales porque el archivo maestro "se refiere" al archivo de transacción para obtener detalles específicos del evento.