¿Qué es un archivador electrónico?

Un archivador electrónico puede ser una referencia metafórica a un sistema de almacenamiento de documentos y otra información en un medio electrónico, como un disco duro de computadora, o puede referirse a un software real que ayuda a crear y mantener registros electrónicos. Muchas veces, un archivador electrónico se conoce como una forma de almacenar digitalmente documentos físicos para aumentar la eficiencia de encontrar los documentos o para minimizar el espacio necesario para los registros físicos. El uso de un sistema de archivo electrónico puede permitir que varios usuarios accedan a la información simultáneamente sin aglomerarse frente a un archivador físico y también puede hacer que la información que contiene esté disponible de forma remota a través de conexiones de red.

No existe una única definición de lo que es realmente un archivador electrónico; en cambio, el término generalmente se refiere al uso del almacenamiento electrónico de una manera que se aproxima a un archivador físico. En un nivel muy básico, un directorio único en el disco duro de una computadora que contiene algunos documentos u otros archivos es técnicamente un archivador electrónico, porque los archivos están separados, indexados y, a veces, se pueden buscar a través de las características del sistema operativo. Un sistema de archivo electrónico muy avanzado podría emplear un sistema de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS), esencialmente permitiendo a los usuarios clasificar cada pieza de información dentro de un marco que luego puede buscar o recordar la información de una manera específica.

Hay muchas opciones disponibles cuando se utiliza un archivador electrónico que un gabinete físico no puede proporcionar. Todo el archivador, según su tamaño, se puede copiar en un dispositivo digital o disco compacto (CD), lo que permite realizar una copia de seguridad, transferirlo o transportarlo fácilmente. También puede estar disponible a través de una red para que múltiples usuarios puedan acceder a ella independientemente de su ubicación. La información dentro del sistema de archivo electrónico puede protegerse con contraseña o encriptarse para mayor seguridad. En algunos casos, los documentos dentro de un sistema electrónico pueden buscarse fácilmente para ciertas palabras clave, lo que facilita la localización de cierta información de lo que sería con un gabinete físico.

Algunas aplicaciones que intentan proporcionar un sistema completo de gestión de información y documentos pueden denominarse software de archivador electrónico. Estos a menudo incluyen características y opciones similares a las de una base de datos para el acceso a la red o la generación de informes. En algunos casos, una aplicación puede indexar conjuntos completos de documentos para que puedan leerse fácilmente a través de una interfaz gráfica de usuario (GUI).

Ocasionalmente, pueden surgir algunos problemas relacionados con el uso de un archivador electrónico. Una es que, si la información se recupera de fuentes en línea, puede haber problemas de derechos de autor relacionados con el almacenamiento de los documentos sin el permiso de los autores. Otro problema, especialmente en los campos que tienen leyes de privacidad estrictas, es que un sistema básico de archivador electrónico podría no proporcionar todos los puntos de seguridad y privacidad obligatorios, lo que significa que un tipo de sistema de registros electrónicos más intensivo y específico de la industria podría necesitar ser utilizado para datos confidenciales.