¿Qué es un documento inteligente?
Un documento inteligente es un tipo específico de documento electrónico interactivo. Se diferencia de un documento electrónico estándar en que es dinámico y se puede personalizar. Las empresas, desde empresas de marketing hasta entidades de arrendamiento comercial, pueden beneficiarse al incorporar documentos inteligentes en sus operaciones, ya que su uso puede ahorrar tiempo y recursos al reflejar de inmediato los datos específicos.
Los formatos para documentos inteligentes incluyen Adobe® PDF, Microsoft® InfoPath®, software Cardiff y XForms de W3C®. DocFire ™, Exari e Intelledox también pueden considerarse parte de la solución inteligente de documentos. Cualquiera de estos programas puede programarse para ayudar en la producción y uso de documentos inteligentes. También están basados en XML, con respecto a los datos utilizados.
Un documento inteligente es distinto del documento electrónico promedio en una forma fundamental. Mientras que se puede decir que un documento electrónico estándar es la versión digital de una hoja de papel, un documento inteligente es interactivo y puede ser dinámico. Los documentos electrónicos interactivos permiten una alta personalización de documentos para el usuario o el espectador.
Las páginas web personalizadas, las presentaciones y los formularios que cambian a pedido del usuario pueden considerarse documentos inteligentes. Por lo general, funcionan en conjunto con Internet y un tipo de software de servidor. Estas cosas ayudan a dar vida al documento inteligente, mantenerlo dinámico y responder a las entradas.
Las aplicaciones para un documento inteligente son numerosas. Estos documentos pueden ayudar a las empresas a racionalizar sus operaciones, ayudar con los protocolos de servicio al cliente y reducir costos. Ciertas empresas que dependen de datos en constante cambio, como las empresas de marketing, también pueden aplicar documentos inteligentes a sus prácticas comerciales. Por ejemplo, las empresas de marketing que usan documentos inteligentes para llenar automáticamente materiales de marketing directo con información personal de los clientes potenciales tienen una mejor oportunidad de llegar a sus mercados objetivo y aumentar sus tasas de conversión. También pueden solidificar sus marcas, tener una mejor retención de clientes y reducir los costos asociados con el marketing mediante el uso de documentos inteligentes.
Un ejemplo de una aplicación práctica de documentos inteligentes implica el arrendamiento y el préstamo comercial. Esta industria se basa en la idea de que varias entidades prestarán y arrendarán con fines comerciales y por períodos de tiempo específicos, por lo que los documentos inteligentes pueden ayudar a las entidades a realizar los préstamos y arrendamientos. Los documentos inteligentes pueden proporcionar a los agentes de préstamos y leasing documentos que han sido programados de manera inteligente para reflejar el nombre del arrendatario y otra información personal. Esto puede ahorrarle al arrendador tiempo y recursos al tratar de finalizar acuerdos.